Berpikir Sistemik

Beberapa waktu lalu saat sedang mendampingi sosialisasi penerapan sistem baru di sebuah organisasi, ada suatu pertanyaan dari peserta yang cukup menarik. Kenapa seakan masalah selalu kembali muncul padahal sudah diselesaikan secara internal bahkan hingga menggunakan jasa konsultansi eksternal.

Permasalahan tidak pernah selesai sampai akhirnya organisasi berada pada suatu kondisi tidak lagi tertarik untuk melakukan perbaikan dan lebih pasrah menerima kondisi yang ada.

Kondisi tersebut sering terjadi. Organisasi selalu dihujani dengan bermacam masalah. Hal yang perlu dipertanyakan adalah apakah yang selama ini diperbaiki memang dibutuhkan oleh organisasi? Atau yang diperbaiki hanyalah yang dipermukaan sementara masalah besar tidak tersentuh karena tertutup oleh hal-hal lain?

Fenomena gunung es. Apapun yang diperbaiki jika  tidak menyentuh kepada pokok permasalahan maka niscaya tidak akan berdampak panjang.

Kembali ke kondisi organisasi dengan banyak masalah. Kita seringkali nyaman bila tidak ada masalah. Masalah dipandang sebagai penghambat kesuksesan sehingga masalah merupakan sesuatu yang harus diselesaikan. Apakah masalah memang selalu harus diselesaikan?

Penyelesaian masalah seringkali menjadi suatu hal yang membingungkan karena pada dasarnya beberapa masalah tidak bisa diselesaikan sehingga banyak yang akhirnya menghindari masalah. Bagaimana jika kita justeru  mengelola masalah?

Sesungguhnya tantangannya bukan pada penyelesaian namun lebih kepada bagaimana mengelola masalah sehingga tidak berdampak banyak pada kinerja organisasi.

Dari beberapa kali konsultansi di beberapa organisasi, mereka menceritakan bermacam permasalahan dan meminta untuk segera dilakukan perbaikan dengan harapan masalah dapat segera hilang. Organisasi kadang tidak menyadari bahwa masalah tidak dapat hilang dengan hanya penyelesaian di satu tempat, beberapa masalah mungkin saling terkait.

Oleh karena itu, konsultan diharapkan dapat memberikan pemahaman kepada organisasi bahwa masalah kerap datang  dan tidak akan efektif bila menyelesaikan tiap masalah yang ada.

Mungkin saja tiap masalah tidak perlu diselesaikan secara khusus namun cukup menyelesaikan satu masalah maka masalah lain akan terselesaikan secara tidak langsung. Organisasi harus mengidentifikasi terlebih dahulu masalah mana yang memang harus segera diselesaikan.

Harus diyakini bahwa penyelesaian yang diinginkan memang merupakan suatu kebutuhan bagi organisasi. Bila penyelesaian masalah berdasarkan suatu keinginan semata, umumnya tidak memberikan hasil sesuai dengan yang direncanakan. Atau bila tuntas pun maka yang dihasilkan tidaksegera  dilaksanakan maka akan berujung sebagai arsip yang segera dilupakan.

Kadang organisasi melakukan jump to conclusion dalam melihat permasalahan. Contoh di sebuah organisasi yang mengidentifikasi ada permasalahan di area produksi, karena  berada pada kondisi pertumbuhan, penjualan yang tidak sejalan dengan kapasitas produksi dan banyak terjadi ketidaksesuaian antara rencana produksi dengan bahan baku.

Setelah melakukan pengamatan konsultan menemukan bahwa kapasitas yang dikatakan berlebih disebabkan oleh menumpuknya produk jadi dan setengah jadi, ternyata berawal dari instruksi Direksi untuk mengaktifkan semua mesin dengan alasan aset yang telah dipasang harus berjalan semuanya.

Kenyataan memperlihatkan bahwa permasalahan yang harus diselesaikan adalah gaya kepemimpinan. Dengan memperbaiki gaya kepemimpinan maka kemungkinan besar beberapa masalah terselesaikan.

Apakah kemudian tidak timbul masalah lagi? Pasti ada. Jadi bagaimana sebaiknya kita memandang masalah? Masalah merupakan suatu yang pasti ada sehingga lebih baik kita kelola untuk menjadi pemicu dalam melakukan continuous improvement. Untuk dapat mengelola masalah maka kita harus menemukan pola hubungan antar masalah. Kita harus berpikir sistemik.

Sistem terbangun dari beragam elemen yang saling tergantung satu dengan lainnya. Dengan keragaman peran maka tiap elemen juga cenderung memiliki keragaman kapasitas dan kemampuan. Elemen yang mempunyai kapasitas dan kemampuan terendah akan menentukan kinerja dari sistem. Elemen tersebut akan menjadi constraint.

Berpikir sistemik adalah menemukan hubungan antar-masalah dan menemukan constraint untuk mengelola kinerja. Masalah yang menjadi constraint adalah yang sebaiknya kita kelola penyelesaiannya.

Alain WidjanarkaAlain Widjanarka, ST., MM. Kepala Divisi Konsultansi PPM Manajemen
ALW@ppm-manajemen.ac.id

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s