Menemukan Jalan Untuk Menjadi Satu

Merupakan hal biasa, melihat karyawan perusahaan terdistribusi dalam berbagai bidang pekerjaan. Hal ini menunjukkan bahwa penerapan konsep division of labor sudah dianggap lazim.

Division of labor adalah konsep pengelolaan organisasi yang membagi tenaga kerja ke dalam fokus-fokus bidang pekerjaan tertentu. Cara ini dipercaya akan lebih meningkatkan produktivitas dan efisiensi, dibandingkan menuntut setiap pekerja untuk menguasai dan mengerjakan keseluruhan proses. Dua tokoh yang sering dikaitkan dengan perkembangan konsep ini adalah Adam Smith (1723-1790), dan Frederick W Taylor (1856–1915).

Konsep division of labor mendorong tumbuhnya paradigma spesialisasi dalam  penugasan, pengembangan karier, dan pengembangan kompetensi karyawan di perusahaan. Sejalan dengan perkembangan waktu juga terbentuk kelompok-kelompok spesialisasi yang bersifat generik, misalnya bidang pemasaran, produksi/operasi, keuangan, SDM, dan sebagainya.

Disamping itu, setiap perusahaan juga melakukan distribusi tenaga kerja yang unik dan spesifik sesuai kebutuhan, sebagaimana tercermin dalam struktur organisasi masing-masing.

Penyebarluasan konsep division of labor, dengan paradigma spesialisasinya, juga didukung oleh tumbuhnya berbagai lembaga pendidikan bisnis dan manajemen. Bahkan perkembangan sebagian ilmu manajemen berangkat dari paradigma spesialisasi yang dibawa oleh konsep ini.

Sebagai ilustrasi, bila Anda datang ke sebuah lembaga pendidikan manajemen untuk belajar mengelola perusahaan, maka Anda harus memperinci fokus bidang yang ingin dipelajari, pemasarankah? operasikah? keuangankah? atau SDM-kah? Bila ingin menguasai keseluruhan, maka Anda terpaksa mempelajari setiap bidang satu per satu.

Organisasi Sebagai Rangkaian Silo

Tidak dapat disangkal bahwa penerapan konsep division of labor telah membawa kemajuan luar biasa dalam perkembangan industri modern. Spesialisasi bidang pekerjaan memungkinkan peningkatan keahlian yang mendalam, sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien dan produktif. Spesialisasi juga mendorong perkembangan ilmu pengetahuan, metode, serta sistem baru di setiap bidang.

Namun demikian, penerapan konsep ini juga membawa konsekuensi negatif, yang dampaknya belakangan semakin terasa. Ironis, karena sebetulnya para tokoh pencetus konsep ini sendiri telah sejak awal memberikan peringatan.

Adam Smith misalnya mengingatkan bahwa penerapan konsep ini dalam jangka panjang dapat menimbulkan gangguan pada mental pekerja. Mereka yang terus menerus melakukan tugas serupa cenderung berpikiran sempit, dan kurang peduli terhadap kepentingan pihak lain.

Dalam kasus yang ekstrim, division of labor memunculkan kerajaan-kerajaan kecil di perusahaan. Kondisi ini diperparah dengan tuntutan agar setiap bagian mencapai kinerja maksimal. Organisasi yang seharusnya bertindak sebagai satu kesatuan menjadi terpecah-pecah. Komunikasi dan kerjasama antar bagian menjadi semakin sulit, bahkan perselisihan, pertentangan, dan persaingan yang tidak sehat kerap terjadi.

Jangankan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas, proses bisnis di dalam perusahaan sendiri tidak dapat berjalan lancar. Organisasi perusahaan berubah menjadi rangkaian silo, dimana setiap fungsi atau bagian dianggap sebagai tabung-tabung yang melakukan proses mandiri, dan hanya dihubungkan oleh pipa-pipa kecil.

Upaya untuk Meningkatkan Integrasi

Dahulu, ketika permintaan pasar jauh di atas pasokan, barangkali kondisi di atas tidak terlalu menjadi masalah. Namun saat ini, ketika persaingan antar perusahaan sedemikian ketat, tidak ada ruang untuk membiarkan daya saing menurun akibat permasalahan internal.

Perusahaan dituntut untuk secara sekaligus mampu meningkatkan keahlian di setiap bidang, menjalankan secara efisien proses bisnisnya, dan bergerak sebagai satu kesatuan dalam mengantisipasi perubahan lingkungan. Untuk itu bagian-bagian yang ada di perusahaan perlu dibuat lebih terintegrasi. Berbagai konsep manajemen populer yang berkembang selama ini, baik secara sengaja ataupun tidak, bertujuan diantaranya untuk meningkatkan integrasi tersebut.

Sebagian konsep menyorot pentingnya membangun integrasi melalui peningkatan koordinasi dalam hal perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan di perusahaan, mulai dari yang bersifat strategis hingga operasional.

Dalam proses perencanaan, seluruh pihak secara sengaja dilibatkan agar lebih terjamin keselarasan dan integrasi antar bagian. Demikian pula dalam proses pengendalian, biasanya dibuat forum komunikasi dan koordinasi rutin yang melibatkan seluruh bagian, dimana pertemuan dilakukan secara periodik.

Disamping itu beberapa tools manajemen strategi juga telah dikembangkan untuk lebih menjamin keselarasan arah dan langkah dari setiap bagian, salah satu yang terkenal adalah Balanced Scorecards.

Pendekatan lain lebih menyorot pada sisi manusia pelaksananya. Personil di setiap bagian perlu dibuat lebih memahami satu sama lain, serta lebih sering berkomunikasi dan bekerja sama. Misalnya dengan cara melakukan pelatihan kerjasama tim, pelatihan karyawan lintas fungsi, ataupun dengan merotasi karyawan antar bagian, dengan demikian karyawan di suatu bagian lebih memahami pekerjaan yang dilakukan oleh bagian lain.

Bisa juga dengan mendorong adanya kegiatan-kegiatan nyata yang dilakukan secara bersama-sama, misalnya dengan melibatkan karyawan dari berbagai bagian dalam kelompok-kelompok kegiatan adhoc di perusahaan.

Salah satu konsep manajemen terkenal yang menyediakan sarana bagi kerjasama antar bagian ini adalah Total Quality Management (TQM). Disamping itu ada pula yang mencoba melakukan perbaikan pada sarana komunikasinya. Misalnya dengan menerapkan teknologi informasi canggih yang memungkinkan terjadinya komunikasi dan tukar menukar informasi antar bagian secara cepat.

Konsep semacam Theory of Constraints, yang dikembangkan oleh Eliyahu Goldratt, menekankan perlunya mengubah paradigma silo secara langsung. Menurut Goldratt, organisasi perlu dipandang sebagai satu kesatuan sistem, karenanya setiap bagian yang ada tidak boleh dikelola secara terpisah, dan belum tentu diharuskan untuk mencapai kinerja maksimal.

Kinerja terbaik organisasi hanya bisa diperoleh dengan mengelola setiap bagian sedemikian rupa, sehingga seluruhnya mendukung pemanfaatan optimal dari constraints yang ada.

Konsep lain, yang juga menekankan pada perlunya mengubah paradigma silo, adalah konsep organisasi horisontal atau organisasi lateral. Konsep ini secara fisik mengubah pola distribusi pekerjaan yang ada di dalam organisasi.

Perusahaan yang menerapkan konsep ini cenderung membuat struktur yang lebih datar, serta lebih menekankan pada pola kerjasama tim dan koordinasi informal dalam pelaksanaan pekerjaan. Pada organisasi seperti ini karyawan tidak lagi menjadi milik dari suatu bidang tertentu, namun dituntut untuk mampu bekerja secara fleksibel dalam tim, dan seringkali juga diharapkan mampu menjalankan berbagai fungsi dan tugas yang berbeda.

Berbagai kendala yang ada di perusahaan membuat tidak semua konsep dapat diterima dan dilaksanakan secara baik. Misalnya, bukan hal yang mudah untuk mengubah bentuk struktur organisasi fungsional yang sudah tertanam di benak kita selama puluhan tahun, menjadi bentuk lateral.

Namun bagaimanapun, kita sadar bahwa organisasi tidak mungkin dapat mencapai keberhasilan, bila bagian-bagian di dalamnya merasa terpisah satu dengan yang lain. Oleh karena itu, tugas berikutnya adalah menemukan jalan yang tepat agar kita dapat kembali menjadi satu.

*Tulisan ini dimuat di majalah Eksekutif edisi Februari 2006.

Hendrarto K. SupangkatHendrarto K Supangkat. Staf Profesional PPM Manajemen, saat ini sedang menjalani pendidikan di Illinois Institute of Technology Stuart School of Business. Program Doctoral of Philoshophy in Management Science in Operations.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s