Directing Change

Bayangkan, jika Anda terpilih menjadi Dirut PT. KAI. Apa yang akan Anda lakukan? Tentunya Anda ingin melakukan perubahan. Mungkin Anda bertekad akan memiliki armada kereta seperti Thalys, kereta super cepat di ranah Eropa dengan kecepatan lebih dari 300 km per jam, yang berarti jarak Jakarta Surabaya cukup dengan 3,5 jam.

Atau jika Anda dipilih menjadi Dirut PT. Pertamina, tentu Anda ingin Pertamina tidak kalah dalam unjuk kinerja dengan Petronas, perusahaan negeri jiran yang dulu justru belajar dari Pertamina.

Untuk itu, Anda harus memastikan diri dapat menjadi pemimpin perubahan. Tentunya kompetensi yang dituntut tidak lagi sekedar mengelola perubahan namun mengarahkan perubahan (Directing the Change). Itu berarti  Anda harus merancang perubahan dan megeksekusinya hingga benar-benar terealisasi.

Dalam banyak kasus menyangkut kegagalan dalam proses perubahan, eksekusi adalah titik yang paling rawan. Kita sering kali sangat piawai ketika menyusun rencana, namun ‘mati langkah’ ketika  menghadapi hambatan. Padahal, tidak akan pernah ada perubahan hebat tanpa tantangan yang sama hebatnya pula.

Pertanyaan besarnya  adalah “Bagaimana memulai suatu proses perubahan?”
Di level Direktur, setelah rancangan perubahan disusun, maka prioritas eksekusi akan bergerak pada perubahan sistem. Memulai dengan perubahan pada sistem karena kenyataannya sistem lebih terukur dan bisa dipercepat.

Sistem biasanya terdiri dari tiga komponen besar, yaitu teknologi, prosedur, dan fasilitas. Kebanyakan teknologi dijadikan pemicu perubahan karena lebih mudah, apalagi jika telah tersedia dan berhasil di tempat lain. Namun, perlu dipastikan juga bahwa bagian kedua dari sistem, yaitu prosedur kerja, yang biasa juga disebut dengan proses bisnis yang tertuang dalam bentuk service blueprint, telah sesuai dengan teknologi baru tersebut.

Memang keduanya perlu diuji secara berulang-ulang hingga betul-betul fit satu sama lain. Tentunya akan menjadi sia-sia jika mengaplikasikan teknologi baru pada proses bisnis yang masih boros atau rumit. Itu sebabnya implementasi teknologi baru, perlu diiringi dengan pembenahan proses bisnis sampai mendekati titik ideal.

Selanjutnya adalah fasilitas pendukung. Selain infrastruktur fisik, disini juga termasuk material dan bahan pendukung lainnya. Investasi bangunan fisik akan mempertimbangkan kapasitas tersedia dan kemungkinan pemanfaatannya dalam jangka panjang.

Pada tahap ini sangat diperlukan kemampuan direktur dalam menuangkan visi jauh ke depan,  sebagai bagian dari kemampun intuisinya. Tantangan pada penggunaan dana investasi terutama karena pada saat pembangunan, hasilnya belum terlihat.

Ini membutuhkan keteguhan seorang pimpinan untuk terus meyakinkan para pemangku kepentingan bahwa ini bukan proyek yang sia-sia. Tentu saja, sambil terus memperhitungkan dan mengevaluasi segala kemungkinan, jangka pendek maupun panjang.

Setelah perubahan sistem, persiapan manusia perlu dilakukan. Ini akan menjadi masalah yang dihadapi sepanjang proses perubahan berlangsung. Dari sisi manusia, hal yang seharusnya dimanfaatkan dengan baik adalah kenyataan bahwa manusia memiliki kemampuan adaptasi yang sangat baik. Tinggal bagaimana meningkatkan daya tarik sosialisasi dan mempersiapkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap mereka menghadapi perubahan.

Pemimpin seharusnya juga memanfaatkan kecenderungan manusia untuk menjadi pengikut. Karena ternyata, pada setiap ide pimpinan, berlaku hukum kurva normal dimana 10% dipastikan menolak, 10% pasti menerima, dan 80% lainnya cenderung mengikuti arus. Bagian yang 80% inilah yang harus dikelola dengan baik, sehingga akhirnya mereka teryakinkan dan diarahkan untuk ikut mendukung.

Kodratnya, seorang pemimpin adalah melakukan perubahan. Managing change adalah salah satu kewajibannya. Hanya saja, itu belum cukup. Karena Direktur lah yang harus menetapkan arah suatu perubahan dan memastikan bahwa perubahan itu benar-benar terjadi.

*Tulisan ini dimuat di majalah BUMN Track No.70 Tahun VII Mei 2013, h.88.

Andi Ilham SaidIr. Andi Ilham Said, Ph.D. Direktur Utama PPM Manajemen
ais@ppm-manajemen.ac.id

2 thoughts on “Directing Change

  1. Pak Ais

    1. Bagaimana seandainya perubahan dilakukan di level managerial utk perubahan bisnis yg lbh baik di suatu perusahaan?

    2. Bagaimana cara dan langkah yg tepat utk “mengeksekusi” dari perencanaan yg telah dirancang?

    • 1. Perubahan yang dilakukan di level Manajemen menengah biasanya perubahan yang terkait dengan fungsi mereka masing-masing. Yang perlu dipastikan, oleh pimpinan puncak, adalah apakah perubahan tersebut masih sejalan dengan rencana strategic yang telah ditetapkan. Itu sebabnya, pada saat perencanaan, sebaiknya persetujuan direksi tetap diperlukan.

      2. Eksekusi memang masalah yang paling banyak terjadi di Indonesia. Seringkali kita sangat canggih dalam menyusun rencana tetap sangat sulit dan lambat dalam pelaksanaannya. Itu sebabnya, perlu kesungguhan, tekad, dan konsistensi dalam menjalankan rencana.

      Pertama, perlu ada kordinasi dari seluruh pelaksanaan, pimpinan seluruh rencana harus jelas, demikian pula pembagian kerja pada masing-masing proyek sampai ke kegiatan telah terbagi dengan baik.

      Kedua, sasaran akhir dan sasaran antara pada setiap proyek dan kegiatan haruslah SMART (Specific, Measurable, Attainable, Resonable, dan Time Oriented).

      Ketiga, siapkan sumber daya secara cerdas, artinya perlu dilakukan prioritas sumberdaya pada kegiatan yang paling tinggi prioritasnya pula.

      Keempat, perlu dipersiapkan rencana B dalam bentuk antisipasi persoalan potensial dan cara preventive maupun proteksinya.

      Kelima, JUST DO IT.

      Mudah-mudahan bermanfaat.

      Salam,

      AIS

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s