Menetapkan Sasaran Kerja

Perencanaan adalah salah satu fungsi  yang memegang peran sangat besar dalam kegiatan manajemen. Bahkan seorang pakar manajemen menyatakan bahwa perencanaan mempunyai porsi 50% dari keseluruhan proses manajemen.

Perencanaan yang baik selalu memiliki sasaran yang jelas. Demikian pula halnya dalam perencanaan kerja, selalu dimulai dengan menetapkan suatu sasaran kerja.

Mengapa Perlu Sasaran Kerja?

Pada dasarnya setiap orang yang bekerja memerlukan kejelasan tentang apa yang mereka kerjakan, hasil apa yang diharapkan dan juga alasan mengapa suatu pekerjaan harus dikerjakan. Dalam hal ini atasan bertanggung jawab untuk menjelaskan ketiga pertanyaan tersebut. Hal tersebut yang biasanya dituangkan dalam sasaran kerja.

Sasaran kerja adalah perumusan sesuatu yang harus dicapai melalui rangkaian kegiatan dalam bekerja. Atasan yang baik akan selalu menekankan pentingnya sasaran kerja kepada para karyawannya. Mengapa? Dengan sasaran kerja yang benar dan jelas ada beberapa keuntungan yang didapatkan.

Pertama adalah dari segi efektivitas dan efisiensi kerja yang lebih baik, karena dengan sasaran kerja yang jelas, karyawan dapat mengetahui hasil apa yang diharapkan dari pekerjaannya, seberapa jauh karyawan tersebut dapat menggunakan sumber daya perusahaan (anggaran, material, peralatan).

Kedua, untuk meningkatkan produktivitas karyawan, karena dengan adanya sasaran kerja, atasan dapat mengendalikan kerja para karyawannya lebih terarah.

Dan yang ketiga adalah  terciptanya disiplin kerja yang baik, sasaran kerja akan menentukan jangka waktu pekerjaan tersebut harus selesai dan kegiatan apa saja yang harus dilakukan.  Dari segi karyawan, sasaran kerja yang jelas diharapkan akan memperkuat motivasi kerja mereka.

Kriteria Sasaran Kerja yang Baik

1.    Spesifik. Suatu sasaran kerja akan sangat berarti bagi karyawan jika dijabarkan secara spesifik. Sebagai contoh: “tingkatkan penjualan!”. Sasaran kerja ini belumlah spesifik, karena para wiraniaga yang akan melaksanakan pekerjaan  belum tentu mengerti sampai sejauh mana penjualan mereka akan ditingkatkan.  Akan berbeda jika sasaran kerja yang diharapkan adalah: tingkatkan penjualan hingga 10% dari bulan lalu”, para wiraniaga akan mempunyai sasaran yang lebih jelas sekarang.

2.    Menantang dan realistis. Sasaran kerja harus disusun sedemikian rupa sehingga menjadi hal yang menantang untuk dikerjakan oleh para karyawan. Jika sasaran kerja dapat dicapai dengan mudah maka mereka akan kurang bersemangat dalam melakukannya. Tetapi tetap harus realistis, karena jika sasaran kerja tidak mungkin dicapai oleh karyawan, mereka dapat frustasi dan enggan untuk melanjutkan. Satu hal yang dapat dipelajari dari point ini adalah bahwa sasaran kerja yang baik adalah sasaran kerja yang dapat memotivasi seseorang untuk bekerja, karena ia melihat banyak manfaat yang diperoleh dengan tercapainya sasaran tersebut.

3.    Batasan waktu. Perlu diberikan sehingga para karyawan dapat mengetahui dan, yang lebih penting, merencanakan langkah-langkah kegiatan mereka sesuai dengan waktu yang mereka dapatkan.

4.    Partisipasi karyawan. Ada dua cara dalam mengembangkan sasaran kerja. Pertama, sasaran dapat dibuat oleh atasan dan diberikan kepada karyawan atau kedua, atasan bersama karyawan  berpartisipasi dalam mengembangkan sasaran kerja. Cara kedua lebih efektif karena secara langsung atasan dan karyawan membuat komitmen bersama dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.

5.    Umpan-balik. Atasan dapat memberikan umpan-balik sepanjang proses pencapaian sasaran kerja sebagai cara untuk mengendalikan kerja karyawan.

6.    Kesesuaian dengan kapabilitas karyawan. Masing-masing karyawan pasti memiliki pengetahuan dan keterampilan yang berbeda-beda. Sasaran kerja yang baik biasanya disesuaikan dengan kondisi karyawan yang akan melakukan pekerjaan tersebut.

7.    Dukungan manajemen. Pihak Manajemen (termasuk di dalamnya adalah para atasan dan pengambil keputusan dalam organisasi) harus menciptakan suatu iklim kerja yang baik dan suportif (mendukung) bagi karyawan dalam bekerja.  Sebagai contoh dengan memastikan bahwa para karyawan mempunyai keterampilan yang sesuai, pelatihan, peralatan, dan sumber daya organisasi lain yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Menetapkan dan Melaksanakan Sasaran Kerja

Ada sembilan langkah yang dapat dilakukan atasan dalam menetapkan sasaran kerja:

1.    Menjelaskan kepada karyawan hasil apa yang akan dicapai dari pekerjaan tersebut.

2.    Menjelaskan secara spesifik tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh para karyawan. Pengembangan sasaran kerja dimulai dengan mendefinisikan hasil apa yang ingin dicapai dengan pekerjaan atau tugas ini.

3.    Menjelaskan bagaimana pengukuran kinerja (performance) atau pencapaian sasaran kerja akan dilakukan.  Setelah atasan menjelaskan tugas-tugas dan hasil yang diharapkan akan dicapai, perlu dijelaskan juga bagaimana hasil pekerjaan atau tugas tersebut diukur. Umumnya, hasil kerja diukur dalam bentuk fisik (contoh: kuantitas hasil produk, ton per tahun, unit per jam, jumlah kesalahan per periode waktu dan sebagainya), waktu (tenggat waktu atau deadline, kehadiran) atau dari segi finansial (keuntungan, penjualan dan biaya).

4.    Menentukan standar kerja dan kinerja. Standar kerja dan kinerja berkaitan erat dengan pengukuran hasil kerja. Standar dapat ditentukan dalam bentuk hasil kerja sendiri atau langkah-langkah apa saja yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan sasaran kerja.

5.    Meminta kepada para karyawan untuk menjelaskan kembali sasaran yang akan dicapai dan meminta mereka untuk membuat suatu perencanaan kerja yang baik. Partisipasi karyawan dalam hal ini sangat dibutuhkan sebagai wujud dari kerja sama dan pembentukan komitmen bersama.

6.    Terus-menerus melakukan pengendalian atas proses kerja sehingga sasaran kerja dapat dicapai dengan efektif.

7.    Memberikan umpan-balik yang sesuai dengan hasil kerjanya. Umpan-balik tersebut dapat bersifat positif (pujian dan penghargaan) atau pun negatif (teguran, misalnya) jika terjadi penyimpangan atas sasaran kerja.

8.    Menentukan prioritas sasaran. Hal ini perlu dilakukan jika seorang karyawan diharapkan menyelesaikan beberapa sasaran kerja. Tujuan dari prioritas ini adalah untuk mendorong karyawan tersebut untuk mengambil tindakan dan membagi usaha dan sumber daya yang akan digunakannya dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaannya secara proposional. Prioritas sasaran kerja dapat dilakukan berdasarkan tingkat kesulitannya, kemendesakannya (urgency) atau pun dari ketersediaan sumber daya organisasi yang ada (tenaga kerja, peralatan, dana dan bahan baku).

9.    Penekanan akan pentingnya kerja sama dan koordinasi. Jika sasaran kerja tersebut harus dikerjakan dengan melibatkan banyak orang, maka kerja sama dan koordinasi antarkaryawan sangat dibutuhkan.  Hal ini perlu dilakukan untuk mencegah timbulnya konflik dan pertentangan yang disebabkan karena perbedaan kepentingan masing-masing karyawan.

Demikianlah beberapa langkah dalam mengembangkan sasaran kerja. Pada intinya apa pun bentuk dari pekerjaan, sasaran kerja mutlak ditentukan sehingga pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan baik.

*Tulisan ini dimuat di Kolom Peluang Karir, Harian Republika, 13 Juni 1999.

Riza AryantoRiza Aryanto. Staf Pengajar PPM Manajemen, Konsultan – PT Binaman Utama
RAR@ppm-manajemen.ac.id

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s