Memanfaatkan Komunikasi “Buah Anggur”

Apa itu komunikasi “buah anggur (grapevine)”?

Di dalam proses komunikasi di suatu organisasi, kita mengenal berbagai bentuk pola komunikasi. Secara garis besar, pola komunikasi tersebut terbagi menjadi dua, yaitu komunikasi formal dan informal. Di dalam kegiatan organisasi, pola-pola tersebut digunakan untuk mengefektifkan alur informasi yang dibutuhkan.

Pola komunikasi “buah anggur” merupakan suatu pola komunikasi informal yang banyak kita temui di suatu organisasi. Pola ini demikian populernya untuk digunakan oleh banyak anggota organisasi, karena dianggap sebagai media yang sangat tepat dalam mengungkapkan aspirasi, pendapat bahkan keluhan mereka atas organisasi. Istilah “buah anggur” sendiri diambil berdasarkan kepada kemiripan antara pola komunikasi ini dengan setangkai buah anggur yang bercabang-cabang dan tidak beraturan.

Komunikasi “buah anggur” mulai terbentuk pada saat para anggota organisasi (baca: karyawan) mulai berbincang mengenai hal-hal apa saja yang terjadi di tempat kerja mereka. Perubahan kebijakan organisasi, masalah pengurangan karyawan, mutasi, keuntungan perusahaan, imbal jasa, perilaku anggota organisasi (terutama pimpinan), gosip dan rumor serta masih banyak hal lain merupakan topik-topik yang umum dalam pola ini.

Kita sering mendengar para karyawan berbincang-bincang mengenai topik-topik tersebut entah di kantin, ruang kerja, tempat parkir sampai di kamar kecil sekalipun. Pada intinya suatu proses komunikasi dapat dikatagorikan sebagai komunikasi “buah anggur” jika memiliki tiga karakter utama, yaitu:

  • Komunikasi tersebut tidak dikendalikan oleh manajemen.
  • Biasanya diterima oleh para karyawan sebagai hal yang lebih dipercaya dibandingkan dengan hal-hal yang dikeluarkan oleh perusahaan (manajemen).
  • Biasanya digunakan untuk mengakomodir kepentingan sekelompok atau orang tertentu (self-interested).

Mengapa komunikasi “buah anggur” perlu mendapat perhatian?

Pola ini dapat berpengaruh terhadap alur informasi dalam organisasi, bahkan tidak jarang mengaburkan informasi ‘resmi’ (formal) yang diberikan oleh manajemen. Banyak hal yang mendorong tumbuh pesatnya pola ini, salah satunya adalah ketidak jelasan informasi yang diberikan oleh atasan yang mengakibatkan para bawahan mengintepretasikan informasi berdasarkan persepsi masing-masing.

Yang menjadi masalah apabila ketidakjelasan informasi yang ‘bergerak’ melalui komunikasi “buah anggur” ini berkembang menjadi rumor dan merugikan organisasi. Persoalan terbesar atau dampak negatif dari rumor adalah terganggunya alur kerja dan turunnya motivasi kerja karyawan.

Sebagai contoh yang umum terjadi di masa krisis ini adalah rumor mengenai pengurangan tenaga kerja di suatu organisasi. Sejalan berkembangnya rumor tersebut melalui komunikasi “buah anggur” , dampak negatif pun mulai terlihat.

Mendengar kabar burung (rumor) akan adanya pengurangan tenaga kerja mengakibatkan para karyawan yang memiliki motivasi kerja tinggi mulai berpikir untuk pindah ke perusahaan lain, karena harus bersiap-siap jika ‘kebetulan’ mereka yang terkena.

Bagi yang merasa memiliki hasil kerja biasa atau di bawah rata-rata kan menyiapkan diri, memasang “kuda-kuda” agar mereka tetap dapat bertahan di sana. Jika dibiarkan maka akan timbul konflik di organisasi tersebut yang jelas akan merugikan.

Peristiwa di atas adalah contoh bagaimana suatu ketidakjelasan informasi yang berkembang melalui komunikasi “buah anggur” dapat berpengaruh kepada jalannya organisasi. Lalu apakah dengan demikian komunikasi “buah anggur” harus dihilangkan dari organisasi? Jawabannya adalah tidak juga atau bahkan sangat tidak mungkin dihilangkan. Mengapa ?

Pertama, karena sudah menjadi sifat alamiah manusia sebagai makhluk sosial untuk saling bertukar informasi (berkomunikasi) apakah itu secara formal maupun informal. Kedua, pola komunikasi ini sebenarnya juga dapat dimanfaatkan oleh manajemen untuk mengembangkan hal-hal positif dalam organisasi.

Memanfaatkan komunikasi “buah anggur”

1. Sebagai alat pengendali untuk memastikan apakah informasi yang diberikan melalui jalur formal sudah diterima oleh para karyawan dengan jelas dan benar.

Sebagai contoh, kegiatan rutin yang dilakukan oleh seorang manajer di suatu perusahaan. Jika perusahaannya membuat suatu metode atau pertauran baru, selang seminggu setelah informasi tersebut disampaikan, ia selalu berkunjung ke kantin dimana para karyawannya berkumpul untuk makan siang. Di sana ia akan berbincang-bincang untuk mendapatkan tanggapan atas metode baru tersebut.

2. Sebagai penunjang komunikasi formal di organisasi.

Kita mengetahui bahwa ada karyawan-karyawan tertentu di organisasi yang biasanya dikenal sebagai “orang yang lebih tahu.” Biasanya mereka adalah para pimpinan informal yang memiliki motivasi kerja tinggi dan berdedikasi.

Kita dapat ‘memanfaatkan’ mereka sebagai nara sumber atas suatu informasi baru yang kita keluarkan. Biasanya cara ini lebih efektif dibandingkan dengan jalur formal, karena kecenderungan para karyawan akan lebih percaya kepada mereka dibandingkan dengan manajemen.

Selain itu, informasi tersebut dijamin akan lebih cepat sampai sebelum rumor berkembang. Satu hal yang perlu diperhatikan di sini adalah bagaimana cara kita dapat mengendalikan agar informasi yang kita sampaikan melalui para pimpinan informal ini tetap terjaga kejelasan dan kebenarannya.

3. Untuk mendapatkan tanggapan awal atas suatu rencana yang akan dikeluarkan atau diimplementasikan.

Sebagai contoh manajemen ingin menyingkatkan waktu makan siang sebesar 10 menit dari waktu yang ditentukan. Manajer memberitahukan hal tersebut melalui salah seorang karyawan yang diyakini dapat menyebarkan informasi tersebut.

Dari hasil perbincangan kita dapat mengetahui reaksi para karyawan atas informasi tersebut. Jika reaksi negatif lebih banyak muncul maka manajemen masih mempunyai waktu untuk memodifikasi rencana tersebut. Bisa dibayangkan jika rencana tersebut langsung diberlakukan melalui jalur formal (memo atau pun surat keputusan misalnya) dan reaksi negatif tetap ada, mungkin modifikasi akan sulit dilakukan.

Sekali lagi, kontrol atas kejelasan informasi ini tetap harus terjaga, jika tidak distorsi informasi akan terjadi. Bisa saja informasi tersebut menjadi berbunyi “ Istirahat makan siang menjadi sepuluh menit” misalnya. Apa yang akan terjadi?

4. Untuk mengimbangi atau menghilangkan rumor di organisasi. Jika rumor atau kabar burung terjadi dan menyebar di organisasi, kita dapat menggunakan jalur yang sama untuk memberikan informasi yang benar dan jelas (informal) sebagai “serangan balasan” (counter attack).

Agar menjadi lebih efektif, di dalam penerapannya, kita sebaiknya:

  • Mengetahui dengan sejelas-jelasnya informasi yangn akan disampaikan berikut sasarannya.
  • Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan efektif
  • Dapat mengidentifikasi pimpinan informal yang memiliki kepentingan yang sama dengan organisasi
  • Dapat mengidentifikasi para “biang rumor” yang dianggap cukup berbahaya sehingga pada saat kita memanfaatkan pola ini tidak terjadi kesalahan informasi.
  • Mampu menggunakan media komunikasi yang bervariasi seperti bulletin board, e-mail, newsletter atau media lain yang dapat menunjang lancarnya proses komunikasi “buah anggur.”

Sumber Bacaan

  1. Betts. 1993. Supervisory management. Pitman Publishing.
  2. DuBrin. 1987. The practise of  supervision: Achieving results through people. Business Publications Inc.
  3. Olderman. 1997. Ten minutes guide to business communication. MacMillan Spectrum.
  4. Robbins. 1996. Organizational behavior. Prentice Hall.

*Tulisan dimuat di Kolom Peluang Karir, Harian Republika, 22 November 1998.

Riza AryantoRiza Aryanto. Staf Pengajar PPM Manajemen, Konsultan – PT Binaman Utama
RAR@ppm-manajemen.ac.id

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s