Less is More

“If I had more time, I would have written a shorter letter.” Demikian penggalan kalimat filosofis yang acap  digunakan untuk menggambarkan pentingnya menyederhanakan masalah.

Maknanya adalah membuat sesuatu menjadi lebih sederhana jauh lebih sulit dan butuh waktu lebih panjang ketimbang membuat sesuatu lebih rumit, mengapa? Karena sesuatu yang ringkas, tapi langsung mengena, biasanya sudah melalui pemikiran kritis yang mendalam, pengembangan beberapa alternatif, hingga pada pemilihan jawaban terbaik.

Pastinya, jawaban terbaik didapatkan setelah mempertimbangkan setidaknya dua dimensi, yakni dimensi efektivitas (pesan atau tujuan tersampaikan dengan proses penyampaian yang juga efisien) sehingga meskipun sederhana, namun sebenarnya, proses untuk membuat sesuatu yang sederhana itu justru lebih berat. Itulah yang saya sebut dengan istilah “Less is More!”

Sayangnya, tidak banyak pelanggan yang peduli pada proses sehingga kesungguhan dan kerumitan dalam proses menghasilkan produk, kurang mendapat apresiasi. Pelanggan hanya peduli pada apa yang mereka nikmati. Disinilah kecerdasan perusahaan diuji dalam menyajikan hal terbaik bagi pelanggannya.

Itu sebabnya perlu evaluasi berkesinambungan terhadap produk tanpa pernah merasa cepat puas. Semua produk ataupun proses bisnis harus selalu dihadapkan pada pertanyaan kritis pada semua aspek.

Proses menuju hasil yang lebih sederhana ini dapat ditempuh melalui empat tahap. Pertama, menetapkan produk atau proses yang akan dianalisa. Dasar pemilihannya adalah mempertimbangkan apa yang disebut dengan leverage factor (faktor daya ungkit), yang dicari adalah produk atau proses yang bila dilakukan perbaikan dampaknya besar tapi usaha yang dilakukan lebih kecil, sama persis dengan prinsip daya ungkit dalam  ilmu fisika. Dalam industri penerbangan misalnya, semua perbaikan yang dilakukan berdampak pada pengurangan pemakaian BBM, kemungkinan besar  selalu memiliki daya ungkit besar.

Kedua adalah melakukan pemetaan. Untuk memperbaiki produk, proses  pemetaannya dalam bentuk peta fungsi produk, dimana seluruh fungsi produk diuraikan satu persatu. Demikian pula untuk perbaikan proses, semua kegiatan diurutkan dari awal hingga akhir dilengkapi keterangan “5W1H” (What, When, Where, Who, dan How).

Ketiga, berdasarkan peta analisa tersebut kemudian dikemukakan pertanyaan kritis misalnya Mengapa harus fungsi  tersebut? Mengapa harus  kegiatan tersebut?  Mengapa harus dilakukan pada saat itu? (urutan tertentu). Mengapa harus dilakukan di tempat itu? Mengapa harus dilakukan oleh orang tersebut? Mengapa harus menggunakan cara tersebut? dst.

Tahap keempat adalah mengemukakan pertanyaan yang mendorong munculnya ide alternatif seperti;  Apakah ada fungsi lain? Atau, adakah  fungsi lain yang bisa lebih sederhana, apakah ada waktu,tempat atau orang lain yang bisa menggantikan cara lama tersebut, dst.

Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut akan menstimulasi otak untuk mengeluarkan alternatif baru yang bisa jadi lebih baik dan lebih sederhana. Dengan munculnya beberapa alternatif, maka langkah berikutnya adalah hanya memilih salah satu di antara alternatif-alternatif tersebut.

Proses penyederhaan proses ini sangat terkait dengan tugas unik seorang Pemimpin yakni menantang (challenge) kebiasaan lama dengan tujuan memancing ide yang lebih baik. Dengan mengkritisi sesuatu memang seringkali membuat sang Pemimpin menjadi tidak populer, walaupun tidak dipungkiri  dengan mengkritisi akan membawa lebih banyak manfaat bagi organisasi.

Pemimpin yang kritis akan jauh lebih terhormat. Kritis artinya Pemimpin setidaknya telah membaca, menyimak, menganalisa, dan memiliki pandangan tertentu. Dengan demikian Pemimpin  juga telah belajar, bisa jadi itu artinya mempelajari hal yang baru.

Mengkritisi ide orang lain juga sesuatu hal yang positif, sepanjang dilakukan secara konstruktif. Bila, dari kritik tersebut kemudian, ditemukan ide yang lebih baik, maka pihak yang dikritik akan merasa lebih puas karena bangga pada keberhasilan menjawab tantangan Jajaran Direksi misalnya,  yang biasanya lebih berat.

Bila kemudian ternyata tidak terjawab sehingga ide awal juga tidak dapat dilaksanakan, paling tidak perusahaan telah terhindar dari rencana keliru, di sisi lain baik yang berinisiatif maupun  penantang sama-sama telah belajar.

Terakhir saya pribadi berkeyakinan  bahwa kemajuan peradaban manusia bisa terjadi karena keberanian menantang kebiasaan lama, kesabaran mengkritisi pendapat baru. Dan keteguhan melakukan perbaikan.

*Tulisan dimuat di majalah BUMN Track No. 77 Tahun VII Desember 2013. H. 102.

Andi Ilham SaidIr. Andi Ilham Said, Ph.D.
Direktur Utama PPM Manajemen
ais@ppm-manajemen.ac.id

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s