Prinsip Merancang Struktur Organisasi

klinik Bisnis kokohWalaupun setiap organisasi memiliki struktur, namun tidak semua memahami cara merancangnya menjadi lebih efektif dan efisien. Berikut ini prinsip dasar merancang struktur organisasi.

Struktur organisasi harus selaras dengan strategi organisasi

Organisasi memiliki serangkaian strategi untuk mencapai sasaran pertumbuhan (biasanya berwujud Rencana Jangka Panjang, Rencana Strategi, dlsb). Rancanglah struktur selaras dengan strategi yang telah dirumuskan atau tinjaulah struktur sesudah merumuskan strategi. Hal ini untuk memastikan agar strategi organisasi dapat diimplementasikan dengan daya dukung yang sesuai. Salah satu contoh daya dukung ialah diposisikannya fungsi-fungsi pengembangan kapabilitas organisasi (misal: pengembangan SDM, pengembangan bisnis, dlsb) secara strategis.

Keseimbangan rentang kendali (span of control) dan beban kerja

Keseimbangan rentang kendali ditunjukan dengan kesamaan proporsi tanggung jawab pengendalian antar fungsi (jabatan). Usahakan jangan sampai ada satu fungsi yang memiliki tanggung jawab pengendalian jauh lebih banyak atau jauh lebih sedikit dari fungsi lainnya.

Cara identifikasi paling mudah ialah dengan membandingkan jumlah pelaporan yang harus diperiksa. Harus dipastikan juga terjadi keseimbangan beban kerja antara unit kerja maupun individu. Analisis Beban Kerja (ABK) menjadi salah satu alat yang sering digunakan untuk pemetaan. Ketidakseimbangan dapat mengakibatkan kesenjangan antar unit, meningkatnya risiko, penurunan efektivitas pengambilan keputusan, bahkan konflik.

Setiap fungsi harus memberikan nilai tambah dalam proses bisnis
Tidak efisiennya proses bisnis ialah ketika terdapat kegiatan berulang (redundant) tapi tidak memberi nilai tambah, bisa juga ketika memiliki suatu kegiatan yang tidak jelas penanggungjawabnya. Hal ini berpengaruh terhadap ketepatan penentuan fungsi/jabatan dalam merancang struktur organisasi. Ada baiknya melakukan penyempurnaan proses bisnis sebelum melakukan perancangan struktur organisasi.

Memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan yang baik (Good Corporate Governance)

Prinsip Good Corporate Governance (GCG) mensyarakatkan bahwa pengelolaan organisasi harus menjunjung asas Transparansi, Akuntabilitas, Responsibilitas, Integritas, dan Keadilan. Struktur organisasi dapat mewujudkannya melalui ketepatan konfigurasi/desain. Beberapa contohnya ialah pemisahan antara fungsi pemilihan, pembayaran, dan penerimaan dalam suatu proses pengadaan barang/jasa; kuatnya posisi internal audit; terciptanya fungsi pelaporan dan koordinasinya.

Mengantisipasi persoalan potensial yang mungkin muncul

Dalam perancangan terdapat risiko/persoalan potensial. Antisipasi terhadap persoalan potensial menjadi begitu penting agar struktur organisasi dapat digunakan secara tepat. Susunlah rencana pencegahan dan penanggulangan terhadap persoalan potensial pada daerah kritis ketika struktur akan diterapkan. Hal yang dipertimbangkan, antara lain: penjenjangan karir, perbedaan budaya dan sistem nilai, sumber dan keseimbangan “power”, kemampuan mengelola hubungan dengan stakeholders, serta efektivitas komunikasi terkait dengan perubahan yang akan dilaksanakan.

*Tulisan dimuat majalah Business Review, Februari 2015.

Kokoh Ronald blogKokoh Ronald Aruan, ST, MM, CSCP
Kepala Divisi Konsultansi PPM Manajemen (PPM Consulting)
KRA@ppm-manajemen.ac.id

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s