Tahun Baru, Proyek Baru

2015 new projectWarga keturunan Tionghoa di seluruh dunia, termasuk di Indonesia baru saja merayakan Hari Raya Imlek, yang merupakan awal dari tahun baru di penanggalan China. Bangsa Indonesia beruntung karena dalam setahun dapat merayakan beberapa “awal tahun baru”, yang terdiri dari Tahun Baru Masehi, Tahun Baru 1 Hijriyah, Tahun Baru Imlek, dan Tahun Baru Saka (yang ditandai dengan Hari Raya Nyepi).

Beruntung disini bisa berarti dapat menikmati libur “tambahan,” karena hari libur resmi yang jatuh pada hari Kamis atau Selasa biasanya disikapi dengan mengajukan cuti di hari “terjepit,” oleh para pegawai. Bagi para pedagang, keberuntungan juga diraih karena ada peningkatan yang signifikan dari penjualan berbagai kebutuhan barang dan jasa yang terkait dengan perayaan tahun baru tersebut.

Selain kedua jenis keberuntungan tersebut, jika kita termasuk orang yang senang memaknai setiap tahun baru dengan tekad atau resolusi untuk meraih pencapaian baru maka kita dapat memanfaatkan momentum “lembaran baru” tersebut dengan rencana baru, di bidang yang baru, dengan cara yang baru, untuk meraih sasaran yang baru. Ini juga suatu keberuntungan.

Rencana kerja untuk suatu kelompok pekerjaan yang disusun untuk mencapai perubahan yang bermanfaat dengan cara dan hasil kerja tertentu yang menggunakan sumber daya atau tim yang khusus dialokasikan untuk rencana tersebut, pada dasarnya merupakan suatu perencanaan proyek. Dengan kata lain, setiap kita menetapkan resolusi baru, sebenarnya sama saja kita merencanakan suatu proyek baru dalam hidup kita.

Saat mendengar kata “proyek,” boleh jadi sebagian dari kita langsung membayangkan suatu proyek konstruksi, meskipun sebenarnya banyak kegiatan berbasis proyek yang bukan merupakan proyek konstruksi ada di sekitar kita. Persiapan dan pelaksanaan akad nikah sampai resepsi pernikahan, perlombaan dalam rangka perayaan hari kemerdekaan, atau penulisan skripsi oleh mahasiswa, misalnya, adalah contoh proyek yang sering kita lihat atau jalani.

Meski berbeda bentuk kegiatan, lokasi pelaksanaan, dan pihak yang melaksanakan, semua “proyek” tadi sama-sama direncanakan dan dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh perubahan bermanfaat tertentu, mencapai hasil atau ukuran keberhasilan yang disepakati di awal, melibatkan tim tertentu, dan tentunya, anggaran biaya tertentu. Semua “proyek” tadi juga sama-sama melalui fase: (1) penetapan kelayakan atau “go or no go”; (2) penetapan pihak-pihak yang terlibat; (3) pelaksanaan kegiatan; dan (4) serah terima dari yang melaksanakan kepada yang akan menggunakan hasilnya.

Resolusi yang kita tetapkan di dalam hati atau kita tuliskan boleh jadi berawal dari bayangan akan perubahan positif atau manfaat yang ingin kita peroleh. Perubahan yang isinya sama dengan rumusan manfaat atau tujuan proyek ini dapat berupa perbaikan dalam karier, keberhasilan dalam bisnis, dalam pendidikan, dalam keluarga, bahkan mungkin berupa penurunan berat badan bagi yang merasa perlu.

Perubahan yang kita rumuskan secara spesifik ini, biasanya diikuti dengan bayangan mengenai sasaran proyek atau apa saja yang harus kita capai supaya perubahan tersebut dapat diraih. Peningkatan frekuensi kunjungan ke calon pelanggan sekian kali dibanding yang lalu, misalnya, mungkin kita rumuskan agar dapat meraih peningkatan penjualan sekian persen.

Selain menetapkan ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan resolusi tersebut, kita juga umumnya membayangkan apa saja yang harus kita lakukan, seberapa besar usaha tersebut dilakukan, atau seberapa luas cakupan pelaksanaan usaha untuk merealisasikan resolusi kita itu.

Penetapan calon klien di sektor industri atau wilayah tertentu yang kita tingkatkan frekuensi kunjungannya atau variasi jenis dan durasi olahraga yang akan kita jalankan, pada intinya sama dengan menyusun perumusan cakupan kegiatan proyek.

Setelah membayangkan apa saja yang perlu kita lakukan, kita mungkin melanjutkannya dengan merumuskan kelompok besar dari kegiatan-kegiatan yang akan kita lakukan serta rinciannya secara bertahap. Rumusan berupa struktur rincian pekerjaan (work breakdown structure) ini dapat berupa rumusan mengenai kelompok pekerjaan pembelian peralatan olahraga dan pendaftaran di pusat kebugaran, yang kemudian dirinci lagi sampai kegiatan-kegiatan terkait, atau penetapan tim kunjungan ke calon pelanggan, penyiapan materi kunjungan, dan sebagainya.

Setelah merinci kegiatan yang perlu dilakukan, kita biasanya dapat menduga bahwa belum tentu semuanya harus dilakukan bersamaan, sebaliknya juga, belum tentu dilakukan satu-persatu berurutan. Sebagian dari kegiatan tersebut ada yang dapat dilakukan bersamaan, sebagian lagi mungkin ada keterkaitan urutannya.

Sebagai contoh, pembuatan brosur baru dapat dilakukan setelah perumusan sasaran promosi ditetapkan. Sebagian dari kegiatan tersebut mungkin memperoleh perhatian lebih karena kita khawatir kalau sampai terlambat maka keseluruhan rencana akan terlambat, sedangkan sebagian lagi mungkin memiliki kelonggaran waktu tertentu. Jika kita sudah memikirkan beberapa hal di atas, sebenarnya kita sudah melakukan penjadwalan kegiatan proyek.

Jadwal kegiatan proyek yang kita susun tentunya memerlukan dukungan sumber daya agar dapat terealisasi. Penyiapan sarana transportasi yang merupakan prasyarat dari terealisasinya kunjungan dan pengadaan perlengkapan atau pakaian olahraga perlu disiapkan agar jadwal latihan dapat terealisasi.

Perencanaan yang pada dasarnya sama dengan alokasi sumber daya proyek ini merupakan salah satu dasar dalam perkiraan nilai biaya yang kita perlukan untuk merealisasikan resolusi kita. Nilai biaya yang kita perlukan inilah yang dapat kita jadikan sebagai pertimbangan untuk merealisasikan proyek ini atau, jika sudah kita putuskan untuk melakukannya, dapat dijadikan sebagai salah satu alat pengendalian pelaksanaan proyek kita.

Dengan rumusan mengenai hasil yang akan dicapai, perkiraan nilai biaya, serta jadwal kegiatan tersebut, kita dapat melakukan pengendalian mutu, biaya, dan waktu dari upaya untuk merealisasikan resolusi kita. Pengendalian secara periodik sejak awal pelaksanaan kegiatan tersebut, diharapkan dapat membantu kita dalam memastikan pencapaian hasil dan manfaat dari resolusi kita.

Jika kita sudah terbiasa melalui semua tahapan proses di atas, terlepas apakah kita tuliskan atau sekadar di dalam benak kita, maka sebenarnya kita telah melakukan perencanaan dan pengendalian proyek secara lengkap dan terintegrasi untuk meraih perubahan menjadi lebih baik, dengan memanfaatkan momentum tahun baru. Dengan melakukannya, kita sebenarnya telah menjadi manajer proyek yang sukses, minimal untuk diri kita sendiri, dengan selalu menghadirkan semangat baru berkali-kali setiap tahun. Selamat tahun baru dengan proyek baru!

*Tulisan dimuat pada Business Review Online, 27 Februari 2015.

Ichsan-Syarifudin blogIr. Ichsan Syarifudin, M.M.
Core Consultant PPM Manajemen – PPM Consulting
ICH@ppm-manajemen.ac.id

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s