Penerapan E-Learning di Perusahaan, Efektifkah?

e-learning

E-learning telah berkembang menjadi suatu metode alternatif dalam memberi pelatihan karyawan perusahaan di Indonesia. Namun, dalam perjalanannya masih banyak perusahaan yang gagal dalam mengimplementasikannya. Hal ini dapat diidentifikasi dengan tidak digunakannya lagi e-learning karena berbagai alasan. Padahal perusahaan sudah menginvestasikan dananya dalam jumlah yang tidak sedikit. E-learning hanya sempat digunakan beberapa kali saja, tetapi selanjutnya nyaris tak terdengar alias gagal diterapkan.

Mengapa hal ini terjadi?

Banyak perusahaan berharap dengan menggunakan e-learning maka biaya pelatihan yang dikeluarkan perusahaan dapat dipotong menjadi lebih rendah. Biaya akomodasi, transportasi, dan lokasi pelatihan dapat dihilangkan atau diminimalkan dengan adanya teknologi internet. Alasan ini sebenarnya logis juga dan diamini oleh banyak perusahaan.

Hal yang terbayang pertama kali oleh perusahaan tentang e-learning biasanya adalah pelatihan berbasis komputer dan internet sehingga yang dipersiapkan pertama kali oleh perusahaan untuk mengimplementasikan e-learning adalah pengadaan sistem aplikasi dan modulnya terlebih dahulu. Asal punya anggaran dana cukup, perusahaan dapat dengan mudah membeli dan memasang sistem aplikasi e-learning yang canggih di perusahaan. Namun karena kelewat canggih dan rumit terkadang membuat mereka kesulitan menjalankan aplikasi tersebut.

Dalam hal modul atau materi e-learning, yang sering terjadi adalah perusahaan membeli modul dengan judul sesuai kebutuhan, tetapi tidak memperhatikan metode belajar yang ditawarkan sehingga menyebabkan kebingungan si penggunanya. Padahal manusia atau si penggunanya yang menjadi kunci keberhasilan penerapan e-learning.

Oleh karena sudah terlanjur membeli sistem aplikasi atau modul e-learning, si pengguna dipaksa oleh perusahaan untuk mengikutinya. Akibatnya adalah resistensi dari si pengguna. Kalimat yang biasanya muncul dari mereka adalah “Bikin ribet aja nih!” atau “Boro-boro mau belajar, makenya aja bingung!” atau kalimat ”Ah…Enakan belajar di kelas.” Akhirnya e-learning seperti hilang ditelan bumi dan kembali ke metode lama.

Bagaimana sebaiknya?

Ketidakcocokan antara ketiga faktor, yaitu sistem aplikasi e-learning, modul belajar, dan manusia yang akan menggunakan berakibat pada resistensi dan kegagalan dalam menerapkan e-learning. Menurut Benjamin Pitman, Ph.D dalam bukunya Designing Effective E-learning, perusahaan harus bisa mengenali kebutuhan si penggunanya terlebih dulu, baru kecanggihan aplikasi teknologi dan modul yang akan digunakan. Terdapat empat faktor yang harus dipertimbangkan agar si pengguna merasa “cocok” dengan modul dan teknologi yang akan digunakan.

Pertama adalah faktor demografi. Diantaranya adalah lokasi bekerja, usia, tingkat pendidikan, dan jabatan seseorang. Perusahaan yang memiliki karyawan kebanyakan usia muda dan rata-rata berpendidikan tinggi biasanya tidak ada masalah dengan penggunaan teknologi dan terbiasa menggunakan berbagai perangkat dan aplikasi komputer yang canggih.

Kedua adalah faktor pengetahuan yang dimiliki. Modul pelatihan apa saja yang pernah diikuti? Seberapa “canggih” kemampuan mereka menggunakan komputer? Atau bagaimana latar belakang bisnis mereka? Karyawan dari organisasi pendidikan atau lembaga non profit mungkin tidak terbiasa dengan jargon-jargon bisnis. HaI ini mempengaruhi metode belajar dan modul e-learning yang akan diberikan.

Ketiga adalah faktor motivasi karyawan. Apakah alasan mengikuti pelatihan karena dipaksa perusahaan ataukah karena memang ada keinginan untuk mengembangkan diri? Jika motivasi si pengguna karena dipaksa belajar oleh perusahaan dan ditambah lagi dengan metode yang dianggap menyusahkan maka e-learning tersebut akan mengalami kegagalan.

Keempat adalah faktor lingkungan. Seberapa canggih teknologi yang sudah dipunyai? Bagaimana spesifikasi komputer yang dimiliki? Bagaimanakah kecepatan internet yang akan digunakan? Pertanyaan-pertanyaan tersebut harus terjawab terlebih dahulu. Jika kecepatan internetnya “pas-pasan” maka sudah tentu sangat tidak disarankan menggunakan video conference yang memakan bandwidth cukup banyak dan jika spesifikasi komputer yang tersedia adalah rendah maka perusahaan sebaiknya menggunakan teknologi dengan format yang sederhana saja. Percuma menggunakan modul e-learning “keren,” tetapi tidak bisa digunakan sama sekali karena komputernya “jadul.”

Faktor tambahan lain yang tidak kalah penting adalah penerapan manajemen perubahan. Mengubah budaya belajar karyawan perusahaan dari yang biasanya di dalam kelas menjadi belajar mandiri tanpa “pengawasan” tidaklah mudah. Perlu dikelola dengan baik. Apabila manajemen perubahan dilakukan secara terencana dan tepat maka menumbuhkan motivasi dan komitmen karyawan untuk belajar mandiri bukanlah hal yang tidak mungkin untuk diwujudkan.

Pada akhirnya dengan semakin tinggi tingkat persaingan bisnis, kebutuhan pengembangan kompetensi karyawan dituntut untuk dapat cepat meresponnya. Bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan, tersebar di berbagai wilayah, dan karyawannya tidak dapat meninggalkan lokasi kerja dalam waktu lama maka e-learning bisa menjadi satu solusi untuk mewujudkannya.

Didukung dengan perencanaan dan manajemen perubahan yang matang, e-learning dapat menjadi kendaraan yang efektif untuk meningkatkan kinerja perusahaan melalui pengembangan SDM-nya.

*Tulisan dimuat BUMN Insight Online, 28 Februari 2015.

??????Erdion Nurrahman 
Kepala Divisi E-Learning PPM Manajemen
ERD@ppm-manajemen.ac.id

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s