Manajemen Volunteer: Mengelola Tanpa Membayar

 VolunteerVolunteer atau sukarelawan adalah sebuah kata yang sudah dikenal baik di semua kalangan. Dalam perjalanan sejarah manusia di bumi, volunteer memberikan dampak yang signifikan pada perkembangan kehidupan manusia, dari segi ekonomi, sosial, dan bisnis.

Volunteer membantu menyelesaikan berbagai permasalahan, baik di tataran makro maupun mikro. Dari problem kemanusiaan, seperti bencana alam, hingga ke masalah kebijakan publik, seperti reviewing kebijakan pemerintah.

Terlebih saat ini, dimana dunia dikatakan sudah flat, yang salah satunya diakibatkan oleh kemajuan teknologi, membuat arus perputaran informasi menjadi sangat cepat, yang pada akhirnya berujung kepada inisiatif masyarakat dalam menggerakkan suatu perubahan.

Saat ini, sepertinya kita semua tidak selamanya bergantung kepada pemerintah dan sistem. Kitalah yang membuat sistem. Sebagai contoh, saat ini sudah sangat marak masyarakat yang menginisiasi sebuah gerakan sosial maupun bisnis yang berorientasi pada pemberdayaan masyarakat bawah (grass root).

Para inisiator ini membangun sistemnya sendiri, menyusun programnya sendiri. Seringkali, dalam proses perjalanannya, tidak jarang mereka tidak berkolaborasi dengan pemerintah atau instansi terkait. Mereka mengandalkan sumber daya yang dimiliki dan dekat dengan lingkungannya tanpa berminat pada berbelit-belitnya birokrasi pemerintah. Di sini, peran volunteer sangat besar sebagai sumber daya manusia yang terlibat aktif dalam proses perjalanan inisiasi dan aktivitas sebuah gerakan.

Volunteer, menurut Sunney Shin dan Brian H. Kleiner dalam bukunya: How to Manage Unpaid Volunteer in Organisations (2003), adalah individu yang menawarkan dirinya untuk melakukan sebuah pelayanan tertentu tanpa mengharapkan kompensasi yang berhubungan dengan keuangan. Hal ini tentunya berbeda jika kita berbicara mengenai karyawan di sebuah perusahaan.

Tidak seperti volunteer, karyawan, selain menerima fix salary, pelatihan dan pengembangan, juga menerima berbagai macam benefit lainnya. Berbicara mengenai target dan reward punishment, karyawan mengetahui secara jelas apa yang menjadi key performance indicator dari masing-masing individu, mengetahui reward apa yang menunggu jika mereka berhasil melebihi target serta punishment apa yang akan dihadapi jika mereka tidak mencapainya. Oleh karena itu, Sunney Shin dan Brian H. Kleiner (2003) menyatakan manajemen volunteer dari rekrutmen hingga retention.

Mengelola para volunteer secara profesional dimulai dari penyusunan deskripsi kerja yang sangat jelas. Tidak dibayar bukan berarti tidak profesional. Para volunteer harus dibekali sebuah dokumen yang bisa menjadi pegangan mengenai tugas mereka untuk menghindari kebingungan yang berlanjut pada menurunnya motivasi untuk berkontribusi.

Proses rekrutmen dilakukan dengan mengidentifikasi motivasi dan menggali harapan-harapan para volunteer. Mereka harus mengetahui bahwa meskipun mereka tidak dibayar, mereka akan mendapatkan banyak manfaat selama mengikuti kegiatan. Selain itu, juga ditekankan pekerjaan-pekerjaan yang akan mereka lakukan, yang tertuang di dalam dokumen deskripsi kerja.

Kebanyakan motivasi para volunteer, apalagi volunteer muda adalah mengembangkan diri dan menggeluti bidang yang disukai. Oleh karena itu, tanpa memberikan bayaran, hal ini dapat disiasati dengan memberikan berbagai jenis pelatihan yang sesuai dengan pengembangan kapasitas diri yang bersangkutan.

Di dalam pelatihan, selain mendapatkan pengetahuan baru, volunteer dapat lebih mengenal organisasi yang bersangkutan juga teman-teman sesama volunteer yang bisa menjadi aset mereka berupa networking yang lebih luas. Menghidupkan lingkungan yang positif sangat diperlukan untuk mendukung dan memelihara semangat serta motivasi volunteer dalam bekerja.

Manajemen perlu memunculkan budaya komunikatif antar sesama volunteer, suasana yang cair dan santai, serta saling mendukung dan berkolaborasi antara volunteer senior– junior dan volunteer dengan manajemen.

Volunteer membutuhkan recognition. Tiga kata kunci dalam mempertahankan mereka adalah recognise, recognise, recognise. Tunjukkan pada mereka bahwa mereka sangat berharga, bahwa apa yang mereka lakukan membawa dampak yang signifikan untuk organisasi maupun masyarakat secara keseluruhan.

Banyak cara menunjukkan apresiasi pada volunteer, bisa dengan memberikan sertifikat, kartu ucapan terima kasih, surat referensi, hadiah, maupun mengucapkan apresiasi kepada khalayak ramai, misalnya melalui website resmi maupun media massa.

Volunteer memberikan kontribusi yang tinggi pada berbagai macam hal dan mendukung keberlangsungan inovasi pada masyarakat. Mereka datang dengan bermacam-macam motif, beberapanya karena minat terhadap isu tertentu, pengembangan diri, maupun aktualisasi diri sehingga organisasi harus peka dan mampu mengembangkan rencana-rencana yang bisa meningkatkan motivasi dan mengikat mereka untuk tetap berada di dalam organisasi.

*Tulisan dimuat SWA online, 14 Mei 2015.

anggun pesona intanAnggun Pesona Intan
Core Faculty PPM School of Management
API@ppm-manajemen.ac.id

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s