Teknik Pembuatan Keputusan Tim yang Efektif

Img ANK keputusan tim efektif

Jika anda pernah bekerja dalam sebuah kelompok atau tim, baik tim kerja di kantor atau kepanitiaan tertentu, anda tentunya tahu betapa sulitnya menjalani proses pembuatan keputusan. Bila keputusan bisa dibuat seorang diri mungkin prosesnya relatif sederhana. Namun bila keputusan harus dibuat bersama orang lain atau dalam kelompok, masalah jadi jauh berbeda. Berapa banyak pertikaian terjadi dalam kelompok atau tim karena pembuatan keputusan di lingkungan kita, anda bisa melihat, bahkan mengalaminya.

Di masa lampau, yang disebut manajer efektif adalah manajer yang mengetahui segala hal, tegas, dan membuat keputusan sendiri untuk dilaksanakan para bawahannya. Saat ini dan di masa datang, manajer adalah anggota tim yang menyatukan berbagai keahlian dan pengetahuan untuk menemukan solusi beragam masalah.

Untuk membuat keputusan tim, baik manajer maupun karyawan harus mempelajari dan mengembangkan berbagai gagasan dan teknik baru. Hal yang harus dipahami bersama oleh para anggota tim adalah “konsensus,” yakni “Tim bisa menerima X sebagai solusi suatu permasalahan dan semua anggota tim setuju untuk melakukan apa saja sesuai yang disyaratkan X.”

Untuk mendapatkan konsensus dalam tim, usahakan:

  • Sepakati masalah yang ditangani dan tujuan yang hendak dicapai. Hal ini sudah harus ditetapkan sejak awal.
  • Pastikan semua anggota tim mendapatkan informasi yang sama. Suatu hal yang menyedihkan bila ada anggota yang mendapatkan informasi berbeda dari anggota lainnya dalam tim.
  • Jujur dan terus terang ketika mengungkapkan gagasan. Jangan terjebak dengan arus gagasan yang terbentuk dalam diskusi.
  • Hindari menghakimi gagasan terlalu dini. Biarkan anggota tim menyatakan permasalahan dan mengajukan pertanyaan. Jika anda ‘menghukum’ orang karena konsep yang diajukannya tidak lumrah atau belum teruji, berarti anda menutup peluang orang tersebut berpartisipasi.
  • Uji keputusan dan masalah secara sistematis. Pastikan semua anggota tim memahami proses yang digunakan.
  • Bersedia untuk kompromi dan fleksibel. Hindari konflik, permainan kekuasaan, dan politik pura-pura. Perilaku demikian hanya akan merusak kepercayaan.
  • Beri waktu secukupnya untuk mencapai konsensus, tapi jangan terlalu lama. Orang akan kelelahan dan kehilangan minat terhadap masalah yang dibahas dan hasil yang diharapkan jika terlalu lama.

Jika proses pembuatan keputusan dalam tim efektif, proses ini akan mendorong bersama keterampilan, pengetahuan, pengalaman, dan kelompok serta menghasilkan solusi yang lebih besar. Keputusan yang yang baik memiliki 2 komponen dasar: kualitas dan komitmen. Keputusan yang berkualitas mempertimbangkan semua fakta dan memanfaatkan dengan baik informasi yang ada sedangkan berkomitmen artinya semua anggota tim memiliki komitmen untuk melaksanakan keputusan tersebut.

Lantas, keputusan seperti apa yang seharusnya dibuat berbasiskan tim? Secara umum, keputusan harus dibuat secara tim apabila hasilnya akan mempengaruhi semua orang dalam tim, solusinya memiliki implikasi jangka panjang, dan ada isu sensitif dan anggota tim perlu mengetahui serta memahami keputusan yang akan dicapai.

P. Keith Kelly, seorang konsultan manajemen senior dalam bukunya “Team Decision Making Techniques: A Practical guide to successful team outcomes” memaparkan 6 teknik pengambilan keputusan tim, yakni Sumbang Saran/Penyaringan (Brainstorming/Filtering), Teknik Kelompok Nominal (Nominal Group Technique), Teknik Delphi (The Delphi Technique), Metode Kartu Konsensus (Consensus Card Method), Matriks Pilihan Berpasangan (Paired-Choice Matrix), dan Teknik Penilaian Kriteria (Criteria Rating Technique).

Teknik sumbang saran/penyaringan digunakan untuk merangsang kreativitas. Setiap anggota tim bebas menyampaikan berbagai gagasannya. Setelah semua gagasan terkumpul lalu disaring untuk memilih gagasan terbaik yang disepakati bersama.

Teknik kelompok nominal (TKN) adalah teknik pembuatan keputusan yang menggabungkan aspek voting diam dengan diskusi tatap muka terbatas untuk mendapatkan keputusan tim. TKN sebaiknya digunakan ketika menghadapi pokok permasalahan yang sensitif, kontroversial, dan penting; ingin memastikan partisipasi yang sama di antara semua anggota tim; dan tim telah mengidentifikasi akar permasalahannya, tetapi kesulitan menentukan alternatif tindakan yang harus diambil.

Caranya adalah dengan mengumpulkan gagasan secara tertulis tanpa diskusi lalu gagasan dikumpulkan dan diklarifikasi serta dibuatkan daftar. Selanjutnya setiap gagasan diberi kode dan dihitung berdasarkan peringkat untuk dilihat yang terbaik.

Teknik Delphi adalah teknik untuk memperoleh gagasan melalui berbagai putaran pertemuan. Pada masing-masing putaran pertemuan menghasilkan suatu ringkasan yang dimanfaatkan sebagai masukan dan bahan diskusi putaran berikutnya. Pada putaran terakhir, biasanya ketiga, didapatkan suatu konsensus.

Contoh yang sangat umum dari teknik ini adalah voting pada Academy Awards. Para anggota Academy (yang tidak bertatap muka dengan anggota lainnya) menominasikan calon yang dipilih untuk kategori tertentu dan mengirimkan tanda votingnya lalu Academy menentukan siapa yang mendapat suara terbanyak untuk masing-masing kategori dan mendistribusikan daftar baru kepada kelompok tersebut. Kemudian kelompok tersebut melakukan voting lagi untuk hasil finalnya.

Metode kartu konsensus adalah metode diskusi kelompok yang menggunakan kartu (konsensus) sebagai peraga untuk menunjukkan posisinya dalam diskusi. Kartu konsensus dibuat dari potongan kertas yang dilipat sehingga membentuk tiga muka, yang masing masing memiliki warna berbeda, yaitu merah, kuning, dan hijau. Warna merah menunjukkan tidak setuju dan tidak mendukung keputusan, kuning berarti bisa menerima keputusan dan mendukungnya, sedangkan hijau artinya setuju dan mendukung keputusan.

Konsensus tercapai bila semua tim menunjukkan kartu hijau dan/atau kuning. Metode ini digunakan untuk pendapat yang disampaikan secara tatap muka untuk mendiskusikan masalah rumit yang bersifat kontradiktif dari anggota tim.

Matriks pilihan berpasangan membantu tim untuk menentukan pilihan dari sejumlah alternatif. Dalam sebuah daftar alternatif, tim dapat membandingkan semua alternatif dan setiap alternatif dipasangkan dan dibandingkan dengan alternatif lainnya. Dari masing-masing pasangan akan menghasilkan satu pilihan sebagi solusi. Analogi untuk sistem ini adalah seperti system pertandingan bola dimana setiap regu dipertandingkan regu lainnya untuk mendapatkan juara.

Teknik penilaian kriteria adalah alat yang digunakan untuk memilih berbagai alternatif dengan kriteria yang didefinisikan dengan jelas dan memiliki nilai/bobot yang terukur. Sebagai contoh dalam memilih seorang manajer pemasaran, kriteria apa saja yang harus dimiliki dan berapa nilai dari masing-masing kriteria (misalnya dalam persentase yang jumlah totalnya harus 100%). Hasil dengan nilai persentase tertinggi yang dipilih.

Keenam teknik di atas efektif. Anda dan tim perlu mengetahui kegunaan dan cara menerapkannya. Semua teknik tersebut membantu tim anda menemukan masalah, menganalisis alternatif, menemukan solusi, dan membuat keputusan akhir.

Dengan menggunakan teknik-teknik tersebut, keselarasan dan efisiensi tim anda akan meningkat dan tentu saja bisa membuat keputusan yang lebih baik. Pilihannya ada pada anda dan tim anda untuk melakukannya.

*Tulisan dimuat pada BUMN Insight online, 31 Mei 2015.

MappesangkaMappesangka Mustafa
Staf Corporate Marketing PPM Manajemen
ANK@ppm-manajemen.ac.id

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s