Handoko adalah seorang manajer baru yang ‘super’ sibuk. Walaupun terlihat bersemangat, ia tampak kewalahan dalam melaksanakan pekerjaannya di posisinya yang baru. Meski mempunyai beberapa bawahan yang tampaknya dapat diandalkan, namun ia melakukan tumpukan pekerjaannya sendiri.
Sebenarnya Handoko dapat ‘melimpahkan’ sebagian pekerjaan pada bawahannya. Namun hal itu tidak dilakukannya. Ia lebih suka melakukannya sendiri dan enggan melakukan delegasi. Handoko telah terkena ‘do it yourself’ syndrome atau sindrom ‘kerjakan sendiri’ yang biasa menjangkiti para atasan lainnya.
Sindrom ini dapat ditandai pada mereka yang beralasan “Saya bisa melakukannya lebih baik ketimbang orang lain dan saya senang mengerjakannya,” “Para bawahan tidak mampu atau terlalu sibuk untuk melakukan pekerjaan lebih dan mengeluh jika diberi tambahan pekerjaan,” ”Saya tak ingin atasan berpikir bahwa saya malas karena melimpahkan pekerjaan pada bawahan dan tetap ingin terlihat sibuk,” “Saya tak ingin kehilangan kendali,” hingga “Saya tak punya waktu untuk melakukan delegasi.”
Ketika organisasi berkembang makin kompleks, tugas dan kewajiban pekerja kurang terdefinisiskan dengan baik. Kadang tampak semua orang mengerjakan tugas orang lain. Pendelegasian adalah kunci efisiensi manajer dan bermanfaat bagi semua.
Robert Heller, pakar & konsultan manajemen di Inggris, dalam bukunya “How to Delegate” mendefinisikan pendelegasian sebagai mempercayakan tugas pada orang lain, namun tanggung jawab masih di tangan pendelegasi.
Dasar pendelegasian adalah otonomi dan pengawasan. Dalam memilih pihak yang didelegasikan (delegat), anda menilai apakah seseorang benar-benar mampu melaksanakan tugas dengan sumber-sumber yang ada. Setelah itu, anda harus memberinya otonomi penyelesaian tugas dengan caranya sendiri, selama sesuai dengan instruksi awal dan memberikan laporan atas progres tugasnya.
Melakukan delegasi tidaklah mudah karena membutuhkan waktu, upaya, dan motivasi. Namun, hal itu tetap berharga untuk diterapkan karena ada beberapa keuntungan besar yang didapatkan, yaitu anda dapat memiliki waktu lebih banyak untuk melaksanakan fungsi manajerial, meringankan tekanan pekerjaan, mengembangkan bawahan, menciptakan suasana penuh motivasi, dan meningkatkan hasil kerja, yang berujung pada pengembangan organisasi atau perusahaan.
Adapun peraturan umum untuk pendelegasian adalah (1) Kalau tidak perlu, singkirkanlah. (2) Kalau perlu, tapi dapat dikerjakan orang lain, delegasikanlah. (3) Kalau sangat perlu dan tidak dapat didelegasikan untuk pencapaian sasaran maka kerjakanlah sendiri seefektif mungkin.
Melihat pentingnya delegasi tersebut, Harold L. Taylor dalam bukunya “Delegate: The Key to Successful Management” memberikan beberapa pedoman untuk pelaksanaan delegasi, yaitu:
- Kenali bawahan atau orang-orang anda. Sebelum anda melaksanakan delegasi pada siapa pun, mutlak anda harus tahu dan mengenal para karyawan anda. Ketahuilah latar belakang pendidikan dan keahliannya, sifat-sifatnya, dan cara kerjanya. Berkomunikasilah dan dengarkan mereka. Apa cita-cita dan rencana karier mereka? Apakah mereka mau dan mampu menerima tanggung jawab yang lebih besar? Apa kebutuhan pribadi dan motivasi kerja mereka? Bagaimana pendapat mereka tentang pengembangan diri? Dan lain sebagainya yang masih dapat digali lebih jauh lagi. Janganlah kita menggunakan asumsi umum bahwa semua orang ingin tanggung jawab lebih banyak dan lebih besar serta ingin dipromosikan.
- Delegasikan, jangan hanya melimpahkan. Melimpahkan pekerjaan pada bawahan lalu menarik diri begitu saja bukan disebut mendelegasikan. Pendelegasian harus direncanakan dan dirundingkan dengan karyawan yang menurut anda mau dan mampu menyelesaikan tugas itu. Latihlah mereka, delegasikan bertahap, minta umpan balik, lalu biarkan mereka bekerja sendiri. Membiarkan disini bukan berarti berhenti berkomunikasi.
- Delegasikan tugas yang penting. Jangan mendelegasikan tugas remeh dan rutin, yang berdampak kecil pada efektivitas organisasi. Menjual adalah penting, namun seorang manajer tidak akan pernah berpikir untuk melakukannya sendiri.
- Jelas dalam memberikan tugas. Bila anda memberikan tugas kepada bawahan, pastikan untuk: (a) mendapatkan komitmen tentang tugas dan waktu akhir penyelesaiannya, (b) mengadakan sistem tindak lanjut untuk memastikan tugas tersebut dipenuhi, (c) meminta dengan tegas bahwa perubahan waktu akhir penyelesaian tugas diberitahukan sebelumnya.
- Delegasikan sasarannya, bukan prosedurnya. Salah satu keuntungan yang anda terima dari pendelegasian yang efektif adalah seringkali suatu pekerjaan dilakukan lebih baik oleh orang lain. Delegasikan tugas untuk mencapai hasil yang telah ditentukan dan jangan terlalu menekankan pada prosedur yang harus dikerjakan. Biarkan bawahan bekerja menurut cara dan sudut pandangnya sendiri. Mungkin hasilnya bisa lebih baik ketimbang cara anda selama ini.
- Percayailah bawahan anda. Seringkali pendelegasian gagal karena para manajer terlalu mudah untuk mengambil kembali suatu tugas jika tidak dilaksanakan dengan baik oleh bawahan. Gunakanlah waktu yang cukup untuk menjelaskan dengan gamblang apa yang harus dikerjakan bawahan. Bersiaplah untuk menerima kenyataan bahwa mereka tidak melaksanakannya sebaik anda. Adalah wajar jika terjadi beberapa kesalahan. Biarkan bawahan anda berkembang secara bertahap, sesuai dengan kemampuan mereka. Jangan bersikap terlalu mengawasi.
- Mintalah penyelesaian, bukan permasalahannya. Cegahlah keinginan anda untuk menjawab berbagai pertanyaan yang mereka ajukan tentang tugas yang didelegasikan. Mintalah pada mereka masukan atau saran bagi penyelesaian masalah yang dihadapinya. Jangan izinkan mereka masuk ke ruangan anda dengan permasalahan tanpa saran solusinya.
- Berikan pujian, tampunglah kesalahan. Meski anda telah mendelegasikan tugas, mungkin ada beberapa orang yang memandang tugas itu dikerjakan oleh anda. Jika ada keluhan atau kritik atas hasil tugas itu, terimalah kritik tersebut. Ucapkan terima kasih pada orang yang mengkritik itu dan janjikan akan ada perbaikan. Jangan menyalahkan bawahan anda. Berikan umpan balik pada bawahan dalam bentuk saran perbaikan, bukan keluhan atau kritik. Namun, jika ada pujian atas tugas yang didelegasikan, segera beritahukan bawahan atas pujian tersebut. Hal itu akan menaikkan motivasi bawahan anda.
- Kembangkan karyawan anda. Biasanya, tidak banyak karyawan yang berprestasi sesuai kemampuan mereka, padahal mereka dapat meningkatkan kemampuan dengan belajar dan mengembangkan berbagai keterampilan yang ada hubungannya dengan pekerjaan. Doronglah karyawan anda agar berkembang dengan membaca buku-buku tertentu, mengikuti pelatihan dan seminar, juga melaksanakan manajemen waktu dengan baik.
- Jangan selalu mendelegasikan pada karyawan yang paling mampu. Pendelegasian adalah salah satu metode yang efektif untuk mengembangkan bawahan anda, jadi janganlah mendelegasikan hanya pada mereka yang anda anggap paling mampu. Usahakan agar pendelegasian dilakukan secara merata. Bentuklah suatu tim yang kuat tanpa ada kelemahan pada salah satu rantainya.
Proses pendelegasian itu tidak mudah karena orang tidak terbiasa untuk memberikan sebagian dari dirinya kepada orang lain. Pendelegasian menuntut kita untuk berbagi pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman kita pada orang lain. Ini memang tuntutan yang cukup besar. Namun, pada gilirannya, kita juga mendapatkan ‘ilmu’ dari orang lain yang membuat kita semakin bertumbuh dan berkembang.
Selamat mendelegasikan. Sukses buat anda!
*Tulisan dimuat SWA online, 29 Juli 2015.
Mappesangka Mustafa
Corporate Communication PPM Manajemen
ANK@ppm-manajemen.ac.id
Manajemen 