Penataan Proses Bisnis

IMG mjl Business Review Jun-Jul 15Saat mendengar kata penataan, sebagian dari kita mungkin langsung teringat istilah tata letak ruangan dan teringat dengan penerapan konsep 5S, yang terdiri dari lima kata dalam bahasa Jepang, yaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

Arti harfiah dari kelima kata tersebut secara berurutan adalah Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Pemantapan, dan Pembiasaan, sehingga disingkat menjadi 5P, sebagai terjemahan dari 5S.

Ada juga yang menggunakan kata-kata terjemahan yang disebut sebagai 5R, yakni Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin, dengan urutan makna sama dengan 5P maupun 5S tadi. Di Malaysia, konsep ini diterjemahkan menjadi: Sisih, Susun, Sapu, Seragam, Senantiasa Amal (diamalkan/dijalankan), dengan urutan makna yang sama sedangkan di Amerika, 5S diterjemahkan menjadi 5C yang terdiri dari Clear, Configure, Clean, Conform, Custom.

Konsep ini didasari pemikiran bahwa bagaimana kita bersikap dan berperilaku, ditentukan oleh bagaimana kita menata lingkungan fisik tempat kita berada. Maksudnya, lingkungan yang bersih dan tertata baik, akan membantu kita dalam berpikir, bersikap dan berperilaku yang bersih dan sistematik.

Pada lingkungan fisik, hal ini dimulai dengan memilah, apa yang kita perlukan dan apa yang tidak kita perlukan, kemudian apa yang kita perlukan kita pilah lagi menjadi apa yang sering, kadang-kadang, dan sangat jarang kita perlukan.

Benda-benda dengan frekuensi penggunaan yang berbeda kemudian ditata atau ditempatkan pada tempat yang berbeda, sama seperti kita menempatkan dokumen aktif di meja, dokumen in aktif di lemari, atau saat kita menempatkan garam dan merica di tepat yang mudah terlihat dan terjangkau, sedangkan bumbu-bumbu yang jarang kita gunakan (di dapur Indonesia), seperti kapulaga, angkak, jinten, di tempat yang lebih dalam atau lebih atas di lemari bumbu kita.

Selanjutnya, benda yang tidak kita perlukan merupakan sasaran untuk kita bersihkan, mungkin kita pindahkan ke tempat lain yang memerlukannya, mungkin juga kita buang atau singkirkan. Pemilahan, penataan, dan pembersihan tersebut perlu dimantapkan dengan kesepakatan akan prosedur, cara, pedoman, serta penghargaan bagi yang melaksanakan agar kita dapat konsisten dan termotivasi dalam menjalankannya.

Apabila tata letak, mekanisme, dan pedoman ini sudah mantap dilakukan, diharapkan nantinya akan diserap oleh budaya dan sistem nilai kita sehingga akan membuat kita terbiasa melakukannya.

Contoh nyata dari perilaku seperti itu dapat kita lihat antara lain dari kebiasan parkir mundur orang yang bekerja di industri yang memiliki risiko tinggi terhadap keselamatan kerja, serta dari kebiasaan berdiri di lift (elevator) menempel ke dinding oleh petugas medis yang terdidik dengan baik di tempat kerjanya.

Jika kita dapat melihat betapa logis dan alamiahnya proses perbaikan lingkungan fisik dapat mendukung perbaikan sikap dan perilaku, maka kita dapat meluaskannya ke dalam perbaikan atau penataan ulang proses bisnis.

Saat kita mengidentifikasi apa nilai tambah yang perlu kita berikan kepada seluruh pemangku kepentingan (stakeholders) organisasi atau perusahaan, serta mengidentifikasi proses bisnis apa saja yang langsung terkait dengan pemberian nilai tambah tersebut serta proses bisnis apa saja yang mendukung keseluruhan proses di organisasi, sebenarnya kita tengah melakukan pemilahan proses bisnis.

Tatkala kita menyusun kembali urutan proses bisnis tersebut, mendistribusikan berbagai tanggung jawab pelaksanaan proses bisnis tersebut diantara fungsi-fungsi di organisasi, serta memastikan informasi yang dihasilkan oleh suatu keputusan di suatu proses bisnis sampai kepada pihak atau fungsi lain yang memerlukan informasi tersebut untuk keputusan di proses bisnis lain, sesungguhnya kita tengah melakukan penataan proses bisnis.

Jika kita kemudian menandai proses bisnis apa saja yang perlu dihilangkan karena tidak memberi nilai tambah yang sesuai dengan konsekuensi pengalokasian sumber daya dalam pelaksanaannya, maka kita sama dengan sedang melakukan pembersihan proses bisnis.

Tiga hal di atas merupakan siklus pemetaan dan penyempurnaan proses bisnis atau business process mapping. Jika hasil pemetaan tersebut kita bakukan dalam serangkaian dokumen di dalam standard operating procedures (SOP) yang mencakup juga mekanisme untuk memastikan penerapannya serta mekanisme untuk penyempurnaan SOP, maka kita sama dengan melakukan pemantapan proses bisnis.

Bila mekanisme pemastian penerapan prosedur itu sudah dapat membuat diri kita sadar akan manfaat dari konsistensi penerapan SOP, maka kita sudah mencapai tahap pembiasaan penerapan proses bisnis. Dengan demikian, keseluruhan tahapan 5S sudah kita terapkan bukan hanya untuk perbaikan kondisi lingkungan kerja, namun juga pada perbaikan proses bisnis di organisasi kita.

*Tulisan dimuat pada majalah Business Review Edisi 3 Tahun 14, Juni-Juli 2015.

Ichsan-Syarifudin blogIr. Ichsan Syarifudin, M.M.
Core Consultant PPM Consulting | PPM Manajemen
ICH@ppm-manajemen.ac.id

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s