Departemen SDM vs Manajer Unit Kerja

blame managerJika Anda diminta untuk memperhatikan lingkungan kerja sendiri, lalu disuruh untuk menjabarkan ketidakpuasan terhadap pekerjaan maupun lingkungan kerja, hal-hal apa saja yang biasanya Anda atau rekan-rekan kerja ungkapkan? Departemen apa yang paling banyak di ‘salahkan’? Apakah lebih banyak mengarah kepada Departemen SDM? Atau jika Anda merupakan orang dalam Departemen SDM, lantas merasakan juga bahwa Anda merupakan objek yang selalu disalahkan oleh orang-orang sekantor?

Bukanlah hal yang mengherankan jika jawaban mengarah kepada Departemen SDM, karena jika ditelaah memang departemen tersebutlah yang memiliki keterkaitan paling tinggi dengan pemenuhan kebutuhan setiap orang di dalam perusahaan. Untuk departemen lainnya, mereka hanya berhubungan atau melayani beberapa unit saja, namun untuk Departemen SDM, mereka melayani seluruh unit bahkan seluruh karyawan yang ada di perusahaan.

Seluruh karyawan akan berhubungan dengan sistem SDM yang ada di perusahaan. Jika ada sesuatu hal yang kecil saja dalam sistem SDM yang tidak sejalan dengan keinginan karyawan, maka karyawan akan langsung menyampaikan ketidakpuasannya dan menyalahkan Departemen SDM.

Noe et al dalam bukunya Human Resources Management : Gaining a Competitive Advantage mendefinisikan Human Resources Management is policies, practices, and systems that influence employees’ behavior, attitudes, and performance.  Dimana kebijakan, praktik, dan sistem yang dibangun meliputi aktivitas merancang pekerjaan, menetapkan kebutuhan SDM, merekrut dan menyeleksi karyawan potensial, mengajarkan cara pelaksanaan pekerjaan dan mempersiapkan karyawan di masa mendatang, memberikan penghargaan kepada karyawan, mengevaluasi kinerja karyawan, serta menciptakan lingkungan kerja yang positif.

Jika kita telaah aktivitas–aktivitas di atas, menurut Anda siapa yang bertanggung jawab atas penyusunan sistem dan implementasi sistem-sistem tersebut? Apakah cukup hanya dilakukan oleh orang-orang dari Departemen SDM? Atau perlukah peran dari unit kerja masing-masing?

Dalam menyusun sistem SDM, mulai dari membuat sistem perencanaan SDM, rekrutmen seleksi, pelatihan dan pengembangan, kompensasi, serta manajemen kinerja tentu saja Departemen SDM membutuhkan informasi dari unit kerja terkait untuk memastikan sistem yang dibangun relevan dan dapat diimplementasikan oleh unit kerja tersebut.

Lalu pertanyaannya, jika Anda termasuk orang Departemen SDM; sudahkah Anda melibatkan Manajer Unit Kerja dalam membangun sistem SDM yang ada di perusahaan? Dan jika Anda adalah seorang Manajer Unit Kerja; ketika Departemen SDM ingin melibatkan Anda dalam penyusunan sistem SDM tersebut, bersediakah Anda terlibat di dalamnya? Jika salah satu pihak saja menjawab TIDAK, maka jangan heran jika sistem yang dibangun menjadi kurang sesuai dan kurang mendukung performa di unit kerja.

Hal di atas baru membahas mengenai penyusunan sistem SDMnya saja, sementara yang  krusial dan penting selanjutnya dan lebih terasa pengaruhnya terhadap kepuasan karyawan adalah lebih kepada implementasi sistem SDM yang ada. Pertanyaan yang sama kembali diajukan disini.  Siapa yang bertanggung jawab atas implementasi sistem SDM yang ada? Tentunya jawaban yang sama pun kembali terlontar. Departemen SDM tidak mungkin dapat mengimplementasikan sistem yang ada tanpa perpanjangan tangan mereka di unit kerja masing-masing.

Lalu siapakah yang menjadi perpanjangan tangan Departemen SDM? Jawabannya adalah para Manajer Unit Kerja. Jika Anda sebagai Manajer Unit Kerja menolak menjadi perpanjangan tangan Departemen SDM, cobalah jawab beberapa pertanyaan berikut ini: Siapa yang lebih paham kebutuhan SDM di masing-masing unit? Kriteria SDM yang dibutuhkan di masing-masing unit? Siapa saja yang perlu mendapat pelatihan? Siapa saja yang layak mendapat promosi? Siapa yang kinerjanya baik atau tidak? Bagaimana suasana kerja di masing-masing unit?

Tentunya Manajer Unit Kerja lah yang lebih paham mengenai semua hal tersebut, maka dari itu Departemen SDM tidak mungkin dapat bekerja sendiri dalam mengimplementasikan sistem-sistem yang ada. Namun perlu diperhatikan juga bahwa tidak serta merta kemudian Departemen SDM menyerahkan seluruh implementasi sistem SDM yang ada kepada masing-masing Manajer Unit Kerja. Dalam hal ini orang-orang di Departemen SDM dan para Manajer Unit Kerja harus selalu berkomunikasi dan berkoordinasi untuk memastikan implementasi sistem SDM yang berjalan dengan baik dan sesuai.

Dari pengalaman PPM Manajemen dalam membantu perusahaan-perusahaan melakukan survei terhadap sistem SDM mereka, dapat dikatakan seluruh perusahaan mendapati permasalahan kurangnya koordinasi antara Departemen SDM dengan para Manajer Unit Kerja.

Departemen SDM merasa sudah menyampaikan kepada Manajer Unit Kerja bahwa dalam implementasi sistem SDM, mereka membutuhkan peran Manajer Unit Kerja yang lebih besar, seperti: menyampaikan kebutuhan SDM, menentukan kriteria SDM yang dibutuhkan, berpartisipasi dalam seleksi SDM, menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan SDM, mengevaluasi hasil pelatihan, menentukan standar kinerja, memonitoring pelaksanaan kinerja, melakukan penilaian kinerja, memberikan umpan balik, coaching dan mentoring, serta memastikan terciptanya suasana kerja yang positif.

Namun demikian pada kenyataannya masih banyak masalah yang ditemui. Pembagian peran antara Departemen SDM dengan para Manajer Unit Kerja biasanya sudah dilakukan, namun pelaksanaannya yang seringkali tidak sesuai. Dalam hal ini yang sering kali dilupakan adalah KOMUNIKASI dan KOORDINASI.

Departemen SDM beranggapan bahwa para Manajer Unit Kerja sudah mengetahui bagiannya dalam implementasi sistem SDM di unit masing-masing, namun di lain pihak para Manajer Unit Kerja tidak terlalu memperhatikan hal tersebut karena menganggap hal tersebut merupakan tanggung jawab Departemen SDM dan seringkali para Manajer Unit Kerja ini lebih fokus dalam pencapaian target unit kerjanya saja.

Lalu bagaimana menyikapi hal tersebut? Jawabannya adalah kedua belah pihak harus menyadari perannya masing-masing. Jika para Manajer Unit Kerja kebanyakan datang dari fungsional tertentu yang tidak terlalu memahami mengenai manajemem SDM, maka tugas Departemen SDM lah yang memastikan bahwa setiap orang yang akan diangkat menjadi Manajer Unit Kerja memperoleh pengetahuan yang memadai mengenai perannya sebagai perpanjangan tangan SDM.

Untuk dapat mencapai target yang ditetapkan, tentunya para Manajer Unit Kerja membutuhkan keterlibatan SDM yang dimilikinya. Untuk mengelola agar SDM yang dimilikinya dapat menunjukan kinerja yang maksimal, maka peran mereka dalam implementasi sistem SDM yang sesuai dapat menjadi salah satu jawabannya.

Tentunya dalam menjalankan perannya sebagai perpanjangan tangan Departemen SDM, Manajer Unit Kerja tetap membutuhkan dukungan dari Departemen SDM, untuk itu komunikasi dan koordinasi diantara keduanya tidak boleh terputus. Keduanya harus menjadi kawan bukan lawan. Karena dengan berkawan kita dapat mencapai tujuan.

Selamat berefleksi, sukses menyertai Anda!

*Tulisan dimuat SWA online, 21 Oktober 2015.

Foto PTW 160Pratiwi, S.TP, M.M.
Researcher, Jasa Pengembangan Organisasi PPM Manajemen
PTW@ppm-manajemen.ac.id

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s