Manajemen Perubahan, Semata Tugas Manajemen Puncak?

MANAJEMEN PERUBAHAN ztd ppm manajemen“Perubahan adalah pertanda kehidupan” kutipan dari Evelyn Waugh ini cukup sederhana namun mempunyai arti yang dalam. Setiap dari kita harus terus berubah agar merasakan kehidupan yang lebih baik. Hal tersebut tidak hanya mencakup kehidupan pribadi namun juga termasuk dalam organisasi.

Suatu organisasi tentunya tidak ingin berhenti pada satu titik tertentu saja melainkan juga harus terus berubah dan bertumbuh untuk mempertahankan keberadaannya. George Bernard Shaw juga pernah mengatakan bahwa perubahan memberikan harapan. Dalam konteks organisasi dapat diterjemahkan untuk terus memperpanjang kehidupannya dan membuka harapan-harapan di masa depan, mau tidak mau perubahan harus dilaksanakan secara terus menerus.

Selama ini perubahan dirasa hanyalah tanggung jawab dari tingkat manajemen puncak saja. Namun apakah itu berarti bahwa para karyawan ‘biasa’ tidak dapat atau tidak perlu melakukan perubahan bagi organisasi?

Membuat perubahan merupakan tanggung jawab setiap orang di organisasi, yang membedakan hanyalah skala atau dampaknya saja terhadap organisasi itu sendiri. Untuk tingkat manajemen puncak memang perubahan yang dibuat biasanya bersifat besar dan strategis. Namun hal itu tidak berarti bahwa tingkatan di bawahnya tidak dapat melakukan perubahan sehingga hanya bekerja sesuai dengan rutinitas belaka.

Banyak perubahan sederhana yang dapat dilakukan oleh tingkat karyawan hingga tingkat manajer menengah, memang tidak memiliki dampak yang luas namun tentunya akan memberikan suatu peningkatan pada beberapa hal. Sebagai contoh adalah perubahan di unit kerja dengan menyimpan data unit kerja yang bisa dibagi (tidak bersifat rahasia) pada sistem cloud.

Jika kita melihat pernyataan perubahan pada kalimat sebelumnya, mungkin terkesan perubahan yang dilakukan (cloud) kurang bermakna. Namun bila dilihat lebih jauh, bayangkan berapa banyak proses efisiensi kerja yang didapatkan, belum lagi ditambah kelancaran komunikasi data antar tim di unit kerja dengan adanya sistem cloud ini.

Menilik satu kegiatan perubahan di tingkat unit kerja atau bahkan lebih kecil seperti pada contoh di atas, dapat membuktikan bahwa semua tingkatan karyawan dapat membuat perubahan. Hanya memang harus benar-benar dijaga proses manajemen perubahannya secara terstruktur agar rencana perubahan bisa berjalan sempurna. Salah satu pendekatan pada pelaksanaan manajemen perubahan yang biasa digunakan adalah menggunakan delapan langkah dari John Kotter.

Dimulai dengan pemahaman mengenai pentingnya perubahan, semua stakeholder dibuat menyadari bahwa ada kondisi yang mengharuskan seseorang atau tim untuk berubah. Masih melanjutkan dengan contoh penyimpanan data di cloud, semua pihak yang terlibat dengan penggunaan data di unit kerja harus menyadari pentingnya perubahan untuk dilakukan.

Dilanjutkan dengan tahap selanjutnya yaitu membangun koalisi dengan mengajak beberapa orang dari anggota tim untuk ikut serta dalam proses perubahan ini. Kemudian, hal penting yang harus dilakukan lagi adalah dengan memberikan pemahaman mengenai tujuan serta cara dalam pelaksanaan perubahan tersebut.

Penyampaian tujuan dan cara pelaksanaan perubahan ini harus dibuat dalam bahasa yang sederhana sehingga mudah dipahami oleh semua pihak. Dengan dasar-dasar tersebut maka anggota dari unit kerja akan bersedia terlibat dalam proses perubahan itu sendiri.

Proses perubahan ini belum selesai sampai dengan pelaksanaan kegiatannya saja, melainkan harus didukung dengan beberapa kegiatan. Setelah suatu kegiatan perubahan dimulai, penekanan pertama yang harus dilakukan adalah menciptakan titik-titik kemenangan kecil, hal ini penting karena tentunya keseluruhan proses perubahan membutuhkan waktu yang panjang.

Oleh karena itu harus dibuat beberapa tahapan sehingga pihak yang terlibat akan lebih cepat merasakan hasilnya walaupun belum signifikan. Dengan merasakan keberhasilan kecil, semangat para pihak akan terus terjaga. Tujuan perubahan seringkali terlupakan ketika kita sudah berhasil mengatasi satu hambatan besar, oleh sebab itu para penggiat perubahan harus selalu diingatkan akan tujuan akhir perubahan. Tahap penting yang terakhir agar hasil perubahan dapat dilestarikan, diperlukan kebiasaan-kebiasaan dan cara pandang baru yang relevan.

Melihat paparan di atas mengenai tahapan melakukan perubahan, apakah masih terlihat bahwa manajemen perubahan hanyalah tugas dari manajemen puncak?

Yakinlah bahwa setiap orang di perusahaan dapat menjadi pemenang perubahan (Change Champion)!

*Tulisan dimuat BUMN Insight online, 6 November 2015.

zusty dewayani blogZusty Dewayani, M.M.
Konsultan, Jasa Pengembangan Organisasi | PPM Manajemen
ZTD@ppm-manajemen.ac.id

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s