Membangun “Call Tree” Karyawan

Terdapatlah suatu rangkaian bercabang yang menghubungkan orang atau unit dengan satu tingkat di bawahnya dan seterusnya. Rangkaian ini sangat berguna untuk menyampaikan pesan berantai terutama di saat keadaan darurat, biasa kita kenal dengan Call Tree.

Metode ini dapat diandalkan untuk para anggota grup seperti sukarelawan dalam organisasi, anggota komite sekolah, serta karyawan bisnis sekalipun. Call Tree berguna untuk menanggapi keadaan darurat di mana salah satunya adalah sebagai persiapan diri dalam menghadapi bencana alam.

Call Tree sebaiknya diuji tiap enam bulan sekali untuk memastikan kelancaran arus ketika krisis terjadi. Call Tree dapat dioptimalkan dengan perangkat lunak untuk menghubungi individu melalui surel, gawai, pesan teks, atau telepon rumah sekalipun.

Mereka yang terlibat di dalam organisasi yang lebih kecil biasanya menggunakan Call Tree manual, yaitu setiap orang yang menerima panggilan memiliki tanggung jawab untuk memanggil orang lainnya yang berada di dalam daftar Call Tree.

Call Tree memiliki banyak manfaat untuk perusahaan. Ia merupakan langkah komunikasi paling efektif dengan karyawan. Call Tree juga berfungsi sebagai sistem pesan otomatis agar bisa terhubung dengan karyawan selama krisis terjadi. Saat ada teror, bencana alam, ledakan bom, hujan, maupun kondisi darurat lainnya. Call Tree menjadi sarana komunikasi dengan karyawan sekaligus menanyakan tentang keselamatan serta kemampuan mereka dalam melapor ke tempat kerja.

Bukan hanya digunakan sebagai pemberitahuan darurat, Call Tree juga berguna untuk banyak hal, seperti panggilan untuk konferensi, salam otomatis (seperti untuk mengucapkan hari ulang tahun), pusat pesan, komunikasi orang ke orang, pelaporan karyawan, pemberitahunan pelanggan, dan seterusnya.

Cara kerja Call Tree

Ketika suatu insiden terjadi, tim manajemen akan memutuskan apakah situasi tersebut darurat atau tidak. Jika iya, maka karyawan harus diberitahu. Selanjutnya, seorang karyawan akan ditunjuk untuk meluncurkan Call Tree sebagai panggilan darurat.

Selama proses Call Tree berlangsung, anggota harus mencatat setiap orang yang tidak dapat mereka jangkau. Data tersebut lantas disampaikan kembali pada tim darurat yang bertugas agar bisa segera ditindaklanjuti. Untuk memastikan panggilan telah diselesaikan sesuai rencana, orang terakhir dalam daftar Call Tree harus memberi informasi penerimaan panggilan terakhir kepada karyawan yang bertugas.

Call Tree dapat diuji dengan cara melakukan latihan atau walk-through di ruang konferensi ataupun lokasi kantor lainnya. Pastikan jika semua orang telah diberi tahu mengenai latihan tersebut serta apa tugas masing-masing ketika proses Call Tree telah di mulai. Selanjutnya, konfirmasi apakah Call Tree telah berfungsi sesuai dengan rencana atau malah sebaliknya.

Beberapa pedoman dalam menjalankan Call Tree yang harus diperhatikan antara lain (1) meminta penelepon yang telah ditunjuk untuk mengonfirmasi nomor-nomor yang harus tercatat dalam Call Tree. (2) merekam waktu mulai serta berakhirnya latihan Call Tree untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan. (3) melakukan koreksi jika ada kesalahan dalam pencatatan nomor serta membuat catatan untuk keperluan audit.

Keberadaan Call Tree untuk karyawan sangatlah penting, sehingga pemilik perusahaan sebaiknya memperbarui Call Tree secara teratur. Setiap departemen ataupun pemimpin tim akan memulai Call Tree dengan memanggil orang berikutnya yang ada di dalam daftar. Selanjutnya, orang yang dihubungi akan menghubungi orang lainnya yang terlibat dalam Call Tree sebagai proses tindak lanjutan.

Oleh: Stanislaus Bandung Argoputro – Trainer | Executive Developmet Program PPM Manajemen

*Tulisan ini dimuat di Majalah PAJAK Volume LXV |2019, hlm. 41.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s