Melek Risiko Operasional

Suatu kemungkinan kejadian yang dapat menghambat dan menggagalkan terwujudnya suatu sasaran disebut risiko. Risiko dapat timbul pada seluruh objek dalam organisasi. Termasuk dapat terjadi dalam aspek operasional.

Risiko operasional adalah kemungkinan kejadian yang dapat menyebabkan proses penyampaian nilai kepada pelanggan terhambat. Lingkup risiko operasional terjadi pada serangkaian rantai nilai (value chain) organisasi yang dipicu oleh kejadian dari dalam maupun dari luar organisasi.

Tinjauan risiko operasional dianalisis pada serangkaian proses pada rantai nilai, baik pada proses utama maupun proses pendukung. Tiap-tiap proses yang ada dalam penyampaian nilai memiliki sasaran atau patokan keberhasilan yang harapannya patokan keberhasilan tersebut tercapai pada seluruh rantai untuk mewujudkan global optima.
Continue reading

Bersiap Menuju Era Industri 5.0

Saat kita sedang menyesuaikan diri dengan perkembangan industri Era 4.0, para pengamat industri menyatakan beberapa negara maju, contohnya Jepang, saat ini telah memasuki pergeseran dari industri 4.0 menuju industri 5.0.

Apa yang terjadi pada industri 5.0 dan yang menjadi pendorong pergeseran era ini? mari kita simak sejarah yang terjadi pada era ke era terlebih dahulu.

Industri 4.0 identik dengan industri konsumsi massal (mass consumption), menggunakan kolaborasi media robotik dengan kecerdasan buatan dan internet of things (IoT),  bertujuan untuk menekan biaya produksi secara total karena barang yang diproduksi dalam jumlah massal juga habis terkonsumsi karena tepat dengan keinginan pelanggan.

Industri 4.0 berkembang berlandaskan pada perkembangan industri sebelumnya, yakni industri 3.0 yang berfokus pada penggunaan media robotik pada aspek produksi dengan tujuan produksi massal (mass production) saja.

Penggunaan kolaborasi dengan media robotik pada ke dua era industri ini ditujukan untuk menciptakan proses yang lean. Dengan penggunaan media robotik, diharapkan mampu menciptakan proses kerja yang efisien dan meminimalkan biaya kegagalan yang mungkin timbul sehingga dapat menekan keseluruhan biaya produksi secara optimal.

Selain itu, pendorong utama kolaborasi dengan media robotik dilandaskan oleh keinginan untuk menghilangkan risiko operasional pada objek pekerja (manusia).  Media Robotik atau proses yang diautomasi bertujuan menghilangkan pekerjaan yang berulang dan membosankan, mencegah pekerja berhadapan dengan pekerjaan yang berbahaya, dan meminimalkan “pekerjaan kotor” yang dilakukan oleh pekerja terdidik (dikenal dengan eliminasi Three D’s” – dull, dangerous dan dirty jobs”).

Perubahan yang terjadi pada masa industri 3.0 – 4.0 tentu saja diprakarsai oleh karakteristik pasar dan pelanggannya. Pada era itu (tahun 1960s hingga saat ini) pola konsumsi pasar lebih mengarah kepada pengeluaran yang ekonomis. Hal ini menjadi pemicu para pemain industri untuk memikirkan cara-cara mengurangi biaya-biaya yang ada diperusahaan. Salah satu cara yang paling efektif adalah menggunakan mesin-mesin robotik untuk menstandarisasi proses produksi dalam jumlah massal, meminimalkan risiko kegagalan, dan meminimalkan biaya human error.

Dominasi generasi milenial

Jika ditelaah, kondisi pasar di masa yang akan datang, pasar akan didominasi oleh para generasi milenial yang tentunya memiliki sifat unik dan berbeda dengan kondisi pasar pada generasi sebelumnya. Pola konsumsi generasi milenial yang akan menjelma menjadi konsumen utama beberapa tahun yang akan datang akan berdampak pada perubahan industri di masa depan.

Karakteristik pada generasi milenial (menurut Kilber, et al, 2014) adalah generasi yang internet minded, memiliki percaya diri dan harga diri tinggi serta lebih terbuka dan bertoleransi terhadap perubahan.

Dalam sebuah penelitian, ditemukan bahwa ada kecenderungan pada 60 persen milenial untuk melakukan pembelian yang mendukung mereka dalam berekspresi. Technology International (Neurosensum) dalam hasil riset mereka yang bertajuk “Memahami Tren Konsumen Masa Kini”, yakni riset tentang pola konsumsi  generasi milenial di Indoensia, mengungkap bahwa pengeluaran di kategori rekreasi telah meningkat 40 persen  (1,4 kali) dalam dua tahun terakhir. Ini menunjukkan bahwa milenial menggap penting pengalaman dan lebih berani bereksperimen.

Dari penelitian tersebut, dapat disimpulkan bahwa karakteristik pasar di tahun yang akan datang adalah golongan pasar yang mendambakan produk dan jasa yang spesifik, unik, serta adjustable (personalisasi) terhadap masing-masing keinginan pelanggan yang membutuhkan pengakuan dan harga diri tinggi.

Keinginan untuk personalisasi massal ini membentuk pendorong psikologis dan budaya di balik Industri 5.0 yang melibatkan penggunaan teknologi yang dipersonalisasi dengan sentuhan manusia untuk meningkatkan nilai tambah dan eksperimen yang berbeda pada setiap output-nya.

Output di Industri 5.0, hasil dari memberdayakan teknologi dan sentuhan unik manusia untuk mewujudkan dorongan dasar pasar di masa yang akan datang untuk mengekspresikan diri mereka, bahkan mereka berkenan membayar harga premium untuk medapatkan produk atau jasa yang terpersonalisasi tersebut.

Produk dan jasa seperti ini hanya dapat dibuat melalui keterlibatan manusia dan teknologi jika diperlukan. Penulis percaya bahwa sentuhan manusia ini, di atas segalanya, adalah apa yang dicari konsumen ketika mereka ingin mengekspresikan identitas mereka melalui produk yang mereka beli. Konsumen generasi ini menerima teknologi, mereka tidak keberatan jika ada proses yang diautomasi. Tetapi mereka mendambakan jejak pribadi desainer manusia dan perajin, yang menghasilkan sesuatu yang istimewa dan unik melalui upaya pribadi.

Personalisasi akan menimbulkan perasaan spesial dan penghargaan tinggi yang didambakan oleh karakteristik pelanggan di masa yang akan datang.

Oleh: Puput Suwastika Konsultan Manajemen Strategis PPM Manajemen

*Tulisan ini dimuat di Majalah Pajak, Volume LXI| 2019, hlm. 14

Introspeksi Organisasi

Dalam kehidupan berorganisasi, bagaimana mewujudkan organisasi yang suci? Itu dapat dicapai diawali dengan introspeksi organisasi. Hal itu diperlukan agar organisasi paham dan sadar akan kesalahan yang telah dilakukannya dalam kurun waktu periode tertentu. Untuk mewujudkan pemahaman dan kesadaran tersebut, diperlukan adanya tindakan dari dalam organisasi itu sendiri.

Introspeksi diri organisasi yang sederhana dikenal dengan nama audit internal dan Genba (dilafalkan dengan Gemba). Agar pemahaman dan kesadaran akan kesalahan yang telah dilakukan terwujud, internal audit dan Gemba harus rutin dilakukan minimal sekali dalam setahun.

Perbedaan Audit dengan Gemba?

Audit internal dan Gemba adalah metode yang sering digunakan organisasi untuk menemukan ketidaksesuaian yang terjadi terkait layanan (produk maupun jasa) kepada pelanggannya. Audit internal dan Gemba pada dasarnya dilakukan untuk mencegah ketidaksesuaian yang ada agar tidak berlanjut menjadi bencana besar dalam organisasi.
Continue reading

HAPPY! Meningkatkan Produktivitas

Kisah menarik datang dari serial kartun keluaran Disney –Goldie and Bear. Suatu hari, Goldie dan Bear sedang menyambangi kediaman Jack (seorang peternak angsa petelur emas). Goldie dan Bear mendapati Jack sedang cemas dan gelisah. Kegelisahan Jack tersebut bersumber dari ketakutannya menghadapi lomba telur terbesar di Fairy Tale Forest yang sebentar lagi akan dilaksanakan karena telur angsa ajaibnya selalu kecil.

Padahal, Jack selalu memperlakukan angsanya dengan baik. Angsanya diberi kandang yang baik, bersih, dengan jerami yang empuk, makanan pun selalu tersedia setiap saat.

Jack berniat untuk pergi ke dokter hewan yang ada di tengah kota. Singkat cerita, Goldie dan Bear bersedia menjaga angsa selama Jack pergi ke kota dengan imbalan dua telur angsa emas sebagai balas jasanya.

Tak lama berselang kepergian Jack, Angsa ajaib kabur karena Goldie lupa menutup kembali kandang setelah memberinya makan. Dalam cerita, selama masa kabur dari kandang, Angsa kembali menjadi Angsa dengan jati dirinya, makan makanan di alam, bermain bersama angsa lainnya di kolam dan mengejar kupu-kupu sesuai dengan kesenangannya. Angsa itu terlihat sangat gembira.
Continue reading

Internet of Things untuk Rantai Pasok Indonesia

Perkembangan pengguna internet di Indonesia kian tahun kian meningkat. Data yang dilansir dari kominfo.go.id menyebutkan bahwa setiap orang yang mengakses internet setidaknya satu kali setiap bulan sehingga menjadikan Indonesia masuk pada peringkat ke-6 jumlah pengguna internet terbesar di dunia.

Pada 2017, diperkirakan warganet Indonesia mencapai 112 juta orang, mengalahkan Jepang di peringkat ke-5 yang pertumbuhan jumlah pengguna internetnya lebih lamban. Tidak dapat dipungkiri, internet sebagai media untuk memperoleh informasi menjadi salah satu kebutuhan dasar masyarakat era milenial selain kebutuhan sandang, pangan, dan papan.

Kebutuhan yang tinggi ini mendukung menjamurnya aplikasi internet pada semua aspek, akhirnya berkembang konsep Internet untuk segala (Internet of Things). Internet of Things atau biasa dikenal dengan singkatan IoT merupakan sebuah konsep yang bertujuan untuk memperluas manfaat dari konektivitas internet yang tersambung secara terus-menerus. Pada dasarnya, IoT mengacu pada benda yang dapat diidentifikasi secara unik sebagai representasi virtual dalam struktur berbasis Internet. Istilah Internet of Things awalnya disarankan oleh Kevin Ashton pada tahun 1999 dan mulai terkenal melalui Auto-ID Center.

Continue reading

Integrasi Rantai Pasok Obat yang Unggul

Ketahanan ketersediaan obat-obatan berkualitas di Indonesia sempat tergoncang pada 2016 silam. Sejumlah kasus muncul, diawali dengan penyebaran vaksin palsu di sejumlah rumah sakit dan obat-obatan palsu di beberapa pusat distribusi. Pemberitaan muncul dan tidak terbendung. Kejadian serupa tidak saja menerpa Industri Obat di Indonesia. Beberapa negara di dunia-pun tak luput terserang wabah yang sama.

Dari hasil kompilasi beberapa peliputan media, diketahui beberapa kasus serupa. Pada tahun 2009, Organisasi Kesehatan Dunia (WHO) melaporkan terdapat 34 juta tablet obat-obatan palsu telah dibawa keluar dari peredaran di Eropa hanya dalam jangka waktu dua bulan. Pada tahun 2010 lebih dari 44,000 pasien meninggal setiap tahunnya di Amerika Serikat disebabkan oleh kesalahan penanganan klinis, dan 7,000 pasien di antaranya karena kesalahan pengobatan. Ada lebih dari 120.000 orang per tahun meninggal di Afrika sebagai akibat dari obat anti-malaria palsu, menurut pengakuan dan data WHO, obat-obatan tersebut tidak mengandung bahan aktif sama sekali yang diperlukan untuk penangkal malaria.

Continue reading

ISO 9001 dalam Rantai Pasok

ISO 9001 merupakan suatu sistem sertifikasi yang menjamin kualitas proses layanan suatu organisasi. Beberapa kali mengalami revolusi sejak versi awal ISO 9001:1987 hingga ISO 9001:2015. Terdapat beberapa perkembangan menuju ke arah lebih baik dan menyesuaikan kebutuhan dan pertumbuhan pasar baik pada prinsip manajemen mutu maupun klausul-klausul persyaratannya.

Sejatinya, tujuan utama dari ISO 9001 adalah membantu organisasi meningkatkan kepuasan pelanggan dengan fokus dan konsisten memerhatikan kualitas layanannya. Manfaat ISO memberikan banyak perubahan positif bagi lingkungan internal maupun eksternal perusahaan.

Berdasarkan hasil lembaga survei internasional, manfaat utama yang dirasakan pada penerapan ISO 9001 adalah peningkatan kualitas pada proses internal, sedangkan manfaat besarnya adalah peningkatan image perusahaan serta meningkatkan hubungan baik kepada pelanggan.

Lantas, apa hubungan manfaat penerapan ISO 9001 tersebut dalam keberlangsungan rantai pasok?

Rantai Pasok atau Supply Chain, seperti kita ketahui ialah satu rangkaian proses arus produk dan informasi dari pengadaan, pembuatan (produksi), penyimpanan, serta pendistribusian hingga produk atau layanan sampai kepada pelanggan. Keberhasilan kerja suatu rantai pasok sebuah perusahaan ditentukan oleh kemampuan perusahaan tersebut memenuhi keinginan pelanggan tepat waktu, tepat jumlah, dan berkualitas. ISO 9001 sebagai penyerta tujuan tersebut, memastikan produk atau layanan dapat memenuhi standar yang diharapkan.

Dalam pelaksanaan rantai pasok, ISO 9001:2015 berperan sebagai pedoman panduan praktik sistem yang berkualitas. Jika dikaji lebih dalam akan terlihat peran dan manfaatnya dalam serangkaian proses rantai pasok.

Berikut adalah beberapa dasar arahan ISO 9001:2015 yang terkait dengan aktivitas dalam rantai pasok:

  1. Pengadaan

Pada Klausul 4.4.1 (d) Setiap organisasi diharuskan mampu menentukan sumber daya yang diperlukan serta memastikan kesediaannya. Dalam pratik pelaksanaannya, organisasi wajib mengidentifikasi keperluan sumber daya dalam prosesnya dan menjamin ketersediaan sumber daya tersebut tepat waktu, jumlah, dan kualitas. Hal ini dapat diwujudkan dengan menerapkan pemantauan dan evaluasi pemasok secara berkala, dan purchasing monitoring system untuk memantau proses pengadaan yang sedang dilakukan.

Pada tahapan pengadaan, organisasi juga diharuskan menetapkan kriteria penerimaan produk ataupun jasa (klausul 8.1) dengan kriteria tersebut diharapkan sumber daya yang masuk tidak akan merusak proses produksi yang berdampak pada hasil produk atau jasa yang buruk.

  1. Produksi

Klausul 8.5 pada ISO 9001:2015 mengharuskan organisasi melaksanakan proses produksinya dibawah kendali. Bentuk kendali berupa pengawasan atas beberapa hal penting dalam proses. Sebut saja ketersediaan informasi, sumber daya, infrastruktur pendukung, karyawan yang kompeten, kegiatan validasi, pengukuran kesesuaian, serta ketersediaan tindakan pencegahan dan penanggulangan ketidaksesuaian yang terjadi dalam proses produksi.

Klausul ini berlaku bagi seluruh jenis dan tipe organisasi. ISO 9001 menjamin ketersediaan elemen yang berperan dalam proses produksinya dan mengawal proses hingga menghasilkan prduk atau layanan yang sesuai dengan keinginan pelanggan yang menjadi tujuan fungsi rantai pasok.

  1. Penyimpanan & Pedistribusian

Dalam kegiatan penyimpanan dan pendistribusian, ISO mensyarat organisasi harus melakukan pemeliharaan terhadap sumber daya dan produk, guna memastikan agar tetap laik sesuai dengan tujuan kegunaannya (klausul 7.1.5.1). Penyimpanan dilakukan pada fasilitas yang sesuai dan pemantauan dilakukan secara berkala, bertujuan memastikan sumber daya dan produk yang disimpan dalam keadaan baik.

Untuk aktivitas pendistribusian, ISO 9001 mengharuskan ketersediaan bukti kesesuaian penerimaan yang telah disepakati oleh pelanggan (klausul 8.6). Hal tersebut bertujuan agar terjadi kesepakatan terhadap produk atau jasa yang diterima, dan juga memastikan penerima tepat sasaran, sehingga meminimalisir risiko terjadi kesalahpahaman terhadap serah-terima produk atau jasa yang dihasilkan.

Serangkaian aktivitas diatas juga harus dilakukan oleh orang yang berkompeten, baik dari segi pendidikan, pelatihan, atau pengalaman yang sesuai dengan bidang kerjanya masing-masing (Klausul 7.2).

ISO 9001 memastikan seluruh output pada aktivitas rantai pasok dihasilkan oleh sumber daya manusia yang tepat dan sesuai, guna meminimalisir risiko ketidaksesuaian tindakan yang dilakukan aktor dalam rantai pasok. Disamping itu, serangkaian aktivitas di atas tidak terlepas dari kegiatan pemantauan yang erat kaitannya dengan dokumentasi. Pada klausul 4.4.2, organisasi diharuskan memelihara informasi terdokumentasi dan menyimpannya sesuai dengan periode yang ditetapkan oleh regulasi ataupun peraturan organisasi.

Informasi pemantauan, pelaksanaan, dan evaluasi yang terdokumentasi diharapkan mampu menimbulkan kepercayaan terhadap pelaksanaan proses yang sesuai dengan persyaratan dan rencana awal. Serta kemudahan telusur dokumentasi juga dapat membantu dalam kegiatan penyelesaian jika terjadi penyimpangan dari rencana.

Selain menjamin kelancaran arus barang, rantai pasok yang ideal adalah rantai pasok yang juga dapat mengalirkan arus informasi, baik informasi kesesuaian maupun informasi ketidaksesuaian pelaksanaan proses rantai pasok. Kelancaran informasi dalam rantai pasok diharapkan mampu mencegah permasalahan yang ada meluas dan berdampak signifikan.

Informasi dan komunikasi dalam rantai pasok diharapkan sesuai dengan sistem manajemen mutu (klasul 7.4), yaitu komunikasi internal maupun eksternal terjadi dengan tepat informasi, waktu, personil, cara, dan media. Dalam praktiknya dapat dilakukan dengan penyediaan matriks komunikasi yang jelas pada serangkaian aktivitas dalam rantai pasok.

Klausul dalam ISO 9001 bertindak sebagai dasar tindak-tanduk manajemen mutu dalam keseluruhan proses yang ada di perusahaan atau organisasi. Tentu saja manfaatnya akan dirasakan pada seluruh proses bisnisnya termasuk dengan rantai pasok. Dengan panduan dasar pada ISO, rantai pasok akan berjalan sesuai dengan tujuan dari fungsi keberadaan rantai pasok itu sendiri, produk atau jasa yang sampai ke pelanggan akan tepat waktu, jumlah dan mutunya karena dihasilkan melalui serangkaian proses yang terjamin, terorganisir, terpantau, dan termonitor dengan baik.

Oleh: Puput Suwastika, M.M. – Trainer, Jasa Pengembangan Eksekutif PPM Manajemen

*Tulisan dimuat SWA online, 24 Juni 2017.