Mendelegasikan Kerja

Manajer didefinisikan sebagai individu yang bekerja bersama dan atau melalui orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Dari definisi ini dapat dijelaskan bahwa seorang manajer tidak dapat bekerja sendiri. Untuk mencapai tujuan organisasi manajer membutuhkan kerjasama dengan bawahan. Salah satu bentuk dari kerjasama itu adalah pedelegasian tugas.

Apa itu pendelegasian?

Pendelegasian diartikan sebagai pengalihan sebagian wewenang formal manajer kepada bawahannya. Delegasi biasanya dibagi dalam beberapa aspek, yaitu: pengalokasian tugas, pelimpahan wewenang dan pemberian tanggung jawab kepada bawahan dan menerima pertanggungjawaban.

Mengapa perlu pendelegasian?

Seorang manajer tidak mungkin mengerjakan seluruh tugas yang diberikan kepadanya sekaligus. Ada beberapa tugas yang mungkin bisa diberikan kepada bawahan untuk dikerjakan. Ada beberapa alasan mengapa pendelegasian perlu dilakukan:

1. Pendelegasian membantu mengembangkan bawahan. Pendelegasian merupakan alat yang tepat untuk mendorong bawahan meningkatkan kapabilitas kerja dan pengetahuan. Selain itu pendelegasian juga membantu bawahan untuk mengembangkan keterampilan dalam mengambil keputusan dan mempersiapkan mereka untuk jenjang karir di masa akan datang.
2. Pendelegasian meningkatkan komitmen bawahan untuk bekerja. Dengan memberikan wewenang kepada bawahan diharapkan ia akan lebih antusias dalam bekerja.
3. Pendelegasian meningkatkan hubungan manajer-bawahan. Delegasi memperlihatkan keyakinan dan kepercayaan manajer atas kemampuan bawahannya. Hal ini dapat mengarahkan hubungan kerja menjadi lebih baik.
4. Pendelegasian membantu manajer untuk bekerja lebih efisien. Dengan memberikan sebagian tugas dan wewenang kepada bawahan, maka manajer dapat lebih memfokuskan diri pada pekerjaan yang lebih penting. Dengan kata lain pendelegasian membantu manajer untuk melakukan prioritas kerja.
5. Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai pengetahuan mendalam untuk membuat keputusan. Agar organisasi dapat menggunakan sumberdayanya lebih efisien maka pelaksanaan tugas tertentu diberikan kepada tingkatan organisasi yang lebih rendah di mana terdapat cukup keterampilan dan informasi untuk menyelesaikan/ Hal ini menyebabkan keputusan yang akan dibuat akan lebih baik.

Hambatan dalam pendelegasian

Banyak manajer yang tidak mau mendelegasikan pekerjaannya kepada bawahan dengan berbagai alasan. Alasan tersebut bisa jadi memang benar tetapi ada pula alasan yang tidak benar.

Satu alasan mengapa manajer tidak mendelegasikan kerja adalah karena ia tidak percaya kepada kemampuan bawahan dan takut jika pekerjaan tersebut gagal dikerjakan. Hal itu mengakibatkan ia cenderung untuk mengerjakan semua pekerjaannya sendiri.

Di bawah ini beberapa hambatan lain dari seorang manajer pada saat mendelegasikan tugas:

1. Manajer merasa lebih dipercaya jika tetap mengerjakan tugasnya sendiri dan tetap memperthankan hak pembuatan keputusan
2. Manajer merasa takut dianggap malas bekerja oleh atasannya
3. Manajer takut dengan adanya pedelegasian maka posisinya akan terancam
4. Pendelegasian diberikan kepada orang yang kurang tepat.

Hambatan proses pendelegasian tidak terjadi dari sisi manajer saja. Bawahan mungkin juga dapat menjadi sumber hambatan. Ada bawahan yang menolak pendelegasian karena ia enggan untuk mendapatkan tambahan pekerjaan.

Alasan lainnya adalah karena tidak mau mendapatkan konsekuensi jika tugas yang dilimpahkan kepada mereka kurang berhasil. Ketiga, banyak bawahan yang kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar cakupannya.

Pendelegasian yang efektif

Agar proses pendelegasian berjalan dengan efektif dan hambatan-hambatan diatas dapat diatasi diperlukan beberapa faktor yang perlu diperhatikan. Secara garis besar ada dua persyaratan utama dalam melakukan pendelegasian.

Pertama adalah komitmen manajemen untuk memberikan ‘kebebasan’ kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang sudah didelegasikan kepadanya. Kedua adalah pengembangan komunikasi antar pribadi manajer dan bawahannya, untuk meningkatkan saling pengertian dan membuat delegasi lebih efektif .

Faktor-faktor lain yang juga mendukung pendelegasian efektif :
a. Kejelasan tugas yang akan didelegasikan berikut tujuan pendelegasian. Manajer harus mengerti dan mengetahui tugas apa saja yang bisa didelegasikan. Di pihak lain bawahan harus diberitahukan dengan jelas apa dan mengapa tugas tersebut didelegasikan kepadanya. Kejelasan tugas mencakup akan persamaan akan bentuk tugas yang didelegasikan, kejelasan sasaran atau tujuan dari tugas tersebut.

b. Manajer mengetahui kemampuan dan kesiapan bawahan. Dengan mengetahui kemampuan bawahan, maka manajer dapat lebih mudah mendelegasikan suatu tugas kepada orang yang tepat. Hal itu dapat dilakukan dengan membandingkan karakteristik tugas yang akan didelegasikan dengan kapabilitas atau kemampuan bawahan.

Selain itu delegasi dapat diberikan kepada bawahan yang punya antusias untuk berkembang yang membutuhkan tantangan dalam pekerjaannya. Perlu diingat bahawa tidak selalu pendelegasian itu diberikan kepada orang yang paling berpengalaman atau paling ahli dalam pekerjaan tersebut.

c. Menegaskan batasan tanggung jawab dan wewenang yang didelegasikan. Bawahan diberi informasi tentang apa yang menjadi tanggung jawabnya dan sumberdaya organisasi apa yang menjadi wewenangnya. Kejelasan batasan wewenang perlu diberikan sehingga pada saat pelaksaanaanya tidak terjadi konflik kepentingan dan pelaksanaan tugas antar penerima delegasi atahu bahkan dengan manajernya.

d. Jika perlu, sebelum mendapatkan pendelegasian dilakukan pelatihan terlebih dahulu. Pendelegasian seharusnya mencakup kesempatan untuk berlatih bagi para bawahan untuk membuktikan kemampuan mereka. Agar hasil pendelegasian lebih baik maka manajer dapat menyelenggarakan pelatihan-pelatihan yangb terkait dengan tugas tersebut.

e. Memberikan motivasi kepada bawahan. Manajer dapat memotivasi bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan individu bawahan, agar mereka bekerja dengan baik. Biasanya tugas akan dijalankan dengan baik jika bawahan merasa bahwa tugas tersebut dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingannya.

f. Memberitahukan pihak-pihak lain dalam organisasi mengenai pendelegasian tersebut. Tidak hanya manajer dan bawahan saja yang perlu mengetahui proses pendelegasian yang terjadi, tetapi semua pihak dalam organisasi yang akan terpengaruh atau terkait dengan proses tersebut perlu mengetahui. Hal itu akan memperlancar kerja dari bawahan yang mendapat delegasi tersebut.

g. Membuat sistem pengendalian yang baik. Sistem pengendalian dirancang agar manajer dapat mengetahui sejauh mana delegasi yang diberikan berjalan dengan baik. Pengendalian dimulai sejak delegasi mulai diberikan. Persetujuan waktu penyelesaian tugas, sistem pelaporan (progress report), pengawasan berkala dan memberikan umpan balik segera, merupakan contoh-contoh dari pengendalian yang dapat dilakukan manajer.

Bahan bacaan:

• Fritz, R. , 1995, Think Like A Manager, SSMB Publishing Division.
• Pulich, Delegate with Confidence (artikel)
• Robbins,S. , 1989, Training in Interpersonal Skills, TIPS for Managing People at Work. Prentice Hall

*Tulisan dimuat di Kolom Peluang Karir, Harian Republika, 6 September 1998.

Riza Aryanto.
Staf Pengajar PPM Manajemen, Konsultan – PT Binaman Utama
RAR@ppm-manajemen.ac.id